‌ ERPچیست و چرا باید آن را در سازمان بکار گرفت؟

(ERP ( Enterprise Resource Planning چیست؟ تكامل‌ سيستم‌هاي‌ اطلاعاتي‌، همگام‌ با پيشرفت‌ فناوري‌ اطلاعات‌ و نرم‌افزارهاي‌ كامپيوتري، منجر به ‌شكل‌گيري‌ و توسعه‌ سيستم‌هاي‌ برنامه‌ريزي‌ منابع‌ سازمان شد.‌ ‌ERP نه یک استراتژی؛ بلكه‌ سيستمي‌ نرم‌افزاري‌ است‌ كه‌ داده‌هاي‌ موجود در تمامی بخش‌های يك‌ سازمان‌ را يكپارچه‌ ساخته، به شکل‌ مناسب‌ و در مواقع ضروری در اختيار كاربران‌ قرار مي‌دهد. تمامي‌ جنبه‌هاي‌ يك‌ سازمان‌، ازجمله‌ توزيع‌ و فروش، برنامه‌ريزي‌ توليد، تهيه‌ و تدارك‌ مواد، مديريت‌ سازمان‌ و منابع‌ انساني‌ و برنامه‌ريزي‌ و كنترل‌ تجاري‌ را‌ در برمی‌گیرد. استفاده از آن منافعی چون‌ استاندارد شدن‌ داده‌ها و فرايندها، كاهش‌ زمان‌های‌ پيشبرد، خودکارسازی‌ فعالیت‌ها، و خدمات‌ سریع‌تر مشتريان‌ را برای سازمان در بر خواهد داشت.   تمرکز ‌ERP بر روی موارد زیر است : توليد محصول‌ مناسب، باکیفیت‌ مناسب، در مقدار مناسب، باقیمت‌ مناسب‌ و در زمان‌ مناسب؛‌ كه‌ سبب‌ رضايت‌ مشتري‌ و درنتيجه، كسب‌ سود می‌شود. با نمایش وضعیت لحظه‌ای يك‌ سفارش‌ يا محصول‌ در سازمان، به‌عنوان‌ يك‌ ابزار پشتيباني‌ تصميم‌گيري‌(DSS) عمل‌ کرده و سازمان‌ را در پاسخ‌ به‌ سؤال‌های‌ زير ياري‌ مي‌دهد: 1-  مي‌خواهيم‌ چه‌ محصولاتي‌ را توليد كنيم؟   2- محدودیت‌های‌ زماني‌ توليد ما چيست؟   3- محصولات‌ را چگونه‌ مي‌سازيم؟ 4-  چه‌ مقدار از آن‌ را مي‌سازيم؟   5- چگونه‌ منابع‌ را به‌ توليد اختصاص‌ مي‌دهيم؟   6- كيفيت‌ مورد انتظار محصول‌ چيست؟ 7-  توليد محصول‌ چه‌ مقدار هزينه‌ در برخواهد داشت؟   8- درجه‌ رضايت‌ مشتري‌ چقدر است؟ امروزه مشکلات عمده ‌در بیشتر كارخانه‌هاي‌ توليدي كمبود همكاري‌ و هماهنگي‌ در استفاده‌ از منابع‌ در دسترس‌‌ (افراد، اطلاعات، مواد و ابزار) و مديريت‌ مؤثر كار است. با استفاده از فناوری اطلاعات و از طريق‌ سيستم‌هاي‌ اطلاعاتي‌ مختلف می‌توان دسترسي‌ سریعتری به‌ داده‌هاي‌ مختلف‌ سازمان‌ در سطوح مختلف استراتژيك، تاكتيكي‌ و عملياتي‌ داشت. ERP به کارکنان یک سازمان این امکان را می‌دهد تا در ورای مرزهای جغرافیایی هماهنگی و همکاری سازنده داشته ، و در جهت بهبود عملکرد سازمان و کسب مزیت رقابتی فعالیت کنند. ‌ سيستم‌هاي‌ برنامه‌ريزي‌ منابع‌ سازمان، مديريت‌ زنجيره‌ تأمین‌ و سيستم‌هاي‌ اجراي‌ توليد به‌راحتي‌ از هم‌ پشتيباني‌ مي‌كنند و اطلاعات‌ در زمان‌ كمتر و با دقت‌ بيشتري‌ بين‌ آن‌ها ردوبدل‌ مي‌شود. زنجيره‌ تأمین، «مجموعه‌اي‌ از تسهيلات‌ و کانال‌های‌ توزيعي‌ است‌ كه‌ مواد خام‌ را به‌کاربرده، آن‌ها را به‌ محصول‌ نيمه‌ساخته‌ و محصول‌ نهايي‌ تبديل‌ مي‌كند و درنهایت، اين‌ محصول‌ نهايي‌ را به دست‌ مشتري‌ مي‌رساند». اين‌ زنجيره، توليدكننده، تأمین‌کنندگان‌ و کانال‌های‌ توزيع‌ و فروشندگان‌ را در خود جای‌داده است. در قلب‌ جريان‌ اطلاعات‌ شركت، سه‌ سيستم‌ اصلي‌ : مديريت‌ زنجيره‌ تأمین(‌SCM)، برنامه‌ريزي‌ منابع‌ سازمان‌(ERP) و سيستم‌ اجراي‌ توليد (MES) ‌ قرار دارد.  

چرا  ERP باید در هر سازمانی بکار گرفته شود؟

‌ معمولاً سرمایه‌گذاری روي‌ERP براي‌ سازمان‌ها ‌نسبت‌ ابعادشان، سنگين‌ و هنگفت‌ بوده‌ و اکثر مديران‌ در اندازه‌گیری‌ بازگشت‌ اين‌ سرمايه‌گذاري‌ دچار اشتباه‌ مي‌شوند و آن‌ را در قالب‌ كمي‌ و پولي‌ جستجو مي‌كنند. اگر ‌ERP به‌خوبي‌ پیاده‌سازی‌ شود و سيستم‌هاي‌ اجرايي‌ را اصلاح‌ و فرهنگ‌ سازمان‌ را متحول‌ كند، با تسهيل‌ و سرعت‌ دادن‌ به‌ فعاليتها و ايجاد هماهنگي‌ و يكپارچگي‌ ، بازگشت‌ سرمايه‌ بسیار خوبی‌ در برخواهد داشت. ‌چند مورد از دلایلی که بایستی ERP ‌در هر سازمانی بکار گرفته شود را عنوان می‌کنیم: يكپارچه‌سازي‌ داده‌ها: مدیران ارشد برای درک و تحلیل عملکردهای کلی سازمان، معمولاً داده‌های متفاوتی را از هر بخش دریافت می‌کنند که ممکن است درمجموع سازگاری باهم نداشته باشند. داده‌ها و منابع مالی در هر بخش به‌صورت مختلفی عنوان می‌شود و هر بخش به روش خاص خودش این عایدی‌ها را می‌سنجد. با استفاده از ERP نسخه‌ای یکتا از داده‌ها خواهیم داشت که ایرادی به آن نمی‌توان گرفت و همه بخش‌ها از یک سیستم مشترک استفاده می‌کنند. استاندارد کردن‌ فرايندهاي‌ توليدي: سازمان‌های با دامنه فعالیت وسیع یا شرکت‌هایی که قصد توسعه دارند، در بخش‌های مختلف کارهایی مشابه و وابسته به یکدیگر را انجام می‌دهند.این فعالیت‌ها ممکن است در بخش‌هایی به‌صورت دستی و در بخش‌های دیگر به‌صورت سیستمی انجام گیرند. استفاده از ERP سبب ایجاد یک سیستم یکپارچه و منحصربه‌فرد می‌گردد که فرایندها را استاندارد کرده و منجر به صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وري‌ خواهد شد. استاندارد کردن‌ اطلاعات‌ منابع‌ انساني : ERP این امکان را برای مدیران منابع انسانی فراهم می‌کند تا جهت ارائه خدمات، حقوق و دستمزد، پیگیری‌های کاری و زمان با کارکنان بخش‌های مختلف سازمان، از روشی یکتا استفاده نمایند.   گروه مشاوران سرآمد کسب و کار (BGC)  مطالب مرتبط:  منافع استفاده از ERP در سازمان      مدیریت ریسک زنجیره تأمین