5 مرحله استفاده از رویکرد ناب برای بهبود فرایند (PI) در مدیریت فرایند (PM)

5 مرحله استفاده از رویکرد ناب برای بهبود فرایند (PI) در مدیریت فرایند (PM)

رویکرد ناب به بهبود فرایند (BPI) فراتر از بوم (Canvas) هنگامی‌که از رویکرد ناب (lean approach) برای بهبود فرایند (BPI) صحبت می‌شود، بسیاری از افراد بلافاصله به بوم مدل کسب‌وکار (کانواس) فکر می‌کنند که به آن مدل بوم هم می‌گویند و این روش را منتسب به الکساندر آستروالدر می‌دانند. نظام‌مند کردن مدل بوم به بسیاری از شرکت‌ها کمک می‌کند تا طرح‌های کسب‌وکار خود را به شیوه‌ای چابک و سریع ایجاد کنند؛ اما باید به یاد داشته باشید که رویکرد ناب به بهبود فرآیند (BPI) تنها شامل این مورد نیست و همان‌طور که در این پست نشان داده‌شده است، درواقع منشأ آن خیلی قدیمی‌تر است.   یکی از مفاهیم رویکرد ناب به بهبود فرآیند، استفاده از روش‌های چابک است. این روش‌ها از دو فرضیه مهم استفاده می‌کنند: اولین فرضیه، مفهوم تکرار (iteration) است که ارتباط نزدیکی با عبارت «پیروزی سریع» دارد؛ یعنی، بهبودهای کوچک در فرایندها که می‌توانند به‌سرعت محقق شوند و نتایج قابل‌مشاهده‌ای را در کوتاه‌مدت به ارمغان آورند. این امر تیم را تشویق می‌کند تا با هر «پیروزی کوچک» روبه‌جلو حرکت کند. دومین فرض، مشارکت مؤثر مشتریان و کاربران نهایی در طول مدل‌سازی و بهبود فرایند است که ورودی و بازخورد مهمی را به ارمغان می‌آورد تا نتایج نهایی با منافع کسانی که از فرایند (توسعه محصول) سود می‌برند، مطابقت داشته باشد.   برای این کار پنج مرحله را پیشنهاد می‌کنیم:

1⃣ به پروژه بهبود فرایند اهمیت کافی دهید.

قبل از شروع پروژه باید همان قدم‌هایی را بردارید که باعث می‌شوند هر نوع فرایندی جواب بدهد. اهداف، حوزه پروژه، اعضای تیم و مسئولیت‌های آن‌ها، منابع، مهلت‌های زمانی و برنامه‌ریزی زمانی را تعریف کنید. به‌عبارت‌دیگر، از قبل برنامه‌ریزی کنید.

2⃣ شرکت‌کنندگان را در جستجو برای تغییرات مؤثر مشارکت دهید.

همه افراد با تغییرهای سازمانی راحت نیستند. حتی هنگامی‌که با فرایندهای ناکارآمد کار می‌کنند، بسیاری از آن‌ها می‌ترسند که منطقه راحتی خود را ترک کنند و با چیزی جدید روبرو شوند. بسیار مهم است که همه افراد را در موردنیاز به تغییر و در منافعی که فرایند جدید در اجرای وظایف و کسب نتایج به ارمغان می‌آورد، مشارکت دهیم.

3⃣ از حمایت رهبران شرکت یا سازمان اطمینان حاصل کنید.

هر نوع منبعی اعم از مالی، تجهیزات، فضا، پرسنل گرفته تا زمانی که تیم پروژه صرف انجام کاری می‌کند، اهمیت اساسی دارند. بدون حمایت رهبران شرکت یا سازمان، در سطح استراتژیک، دستیابی به نتایج مطلوب غیرممکن خواهد بود.

4⃣ با فرایندهای ساده شروع کنید.

یکی از مبانی رویکرد ناب به بهبود فرآیند، پیشرفت‌های کوچک است. تکرارهای پیوسته و تجمیعی که به نتیجه نهایی بزرگ‌تری تبدیل خواهند شد. سعی کنید با دقت، ناکارآمدترین و اورژانسی‌ترین فرایندها را برای شروع انتخاب کنید. مسئله‌ای ساده را انتخاب و آن را حل کنید. با این نتایج به تیم انگیزه دهید و از این تجربه برای تمرکز بر چالش‌های بزرگ بهبود فرآیند استفاده کنید.

5⃣ فضای فیزیکی خاصی برای جلسه‌های پروژه تعیین کنید.

داشتن یک قسمت انحصاری برای جلسات بهبود فرآیند ضروری است. داشتن یک تخته بزرگ روی دیوار که بتوانید نمودارهای فرایند را رسم کنید، کمک زیادی می‌نماید. علاوه بر این، اگر یک مکان خاص برای تمرکز روی فرایندها وجود داشته باشد، افراد متوجه می‌شوند که این مسئله جدی و مهم است. گروه مشاوران سرآمد کسب و کار (BCG)