3 مفهوم اثربخشی، كارايی و سودآوری
بسياری از مفاهيم يا حوزه‌های كاربردی وجود دارند كه دارای ارتباط اجرايی يا همگرايی بالا با مفهوم بهره‌وری هستند. شناخت چنين حوزه‌هايی باعث می‌گردد مباحث بهره‌وری صرفا متمركز بر تئوری‌های مديريتی و يا اقتصادی و عموما تک عاملی نشده و نوعی وسعت ديدگاه در روند بهره‌گيری و اجرای مباحث بهره‌وری حادث گردد.
تبيين بهره‌وری به عنوان يک فرهنگ، نگرش و حركت
ممكن است در برخی موارد، اجرای پروژه‌های بهره‌وری در حد محاسبه شاخص‌های مربوطه و تحليل كلی آنها متوقف گردد. از اين‌رو، بايد علاوه بر معيار سنجش عملكرد، به آن به عنوان يک فرهنگ و نگرش توجه كرد. براي روشن‌تر شدن موضوع لازم است ابتدا مراحل مختلف يک پروژه ارزيابی، تحليل و بهبود بهره‌وری در يک سازمان اقتصادی يا غيراقتصادی مورد بررسی قرار گيرد.
فرهنگ بهره‌وری و وجدان كاری از عواملی است كه بر بهبود بهره‌وری تاثير مستقيم می‌گذارد. در شكل زير، ابعاد فرهنگ بهره‌وری نشان داده شده است. بخشی از آن دانش، بخشی ديگر تلاش و كوشش (مهارت) و از همه مهمتر، بخش بينش است كه فرهنگ بهره‌وری بر آنها متكی است. منظور از بينش، باور و اعتقاد در كار و اهداف آن است. علاوه بر آنكه بايد به اهداف كار اعتقاد داشت، بلكه بايد شيوه‌های انجام كار را نيز به خوبی دانست و برای انجام آن تلاش عملی كرد.
ارتباط فرهنگ با بهره‌وری و عناصر اصلی فرهنگ بهره‌وری
متغيرهای موثر بر بهره‌وری را می‌توان مشتمل بر تمامی مقادير كمی و كيفی تلقی كرد كه دخيل در افزايش يا كاهش بهره‌وری هستند. از نظر ليكرت، سه دسته از متغيرهای زير ميزان بهره‌وری سازمان را تعيين می‌كنند:
متغيير‌های علتی، ميانجی و نهايی موثر بر بهره‌وری
با استفاده از اطلاعات مربوط به اين متغيرها می‌توان نسبت به تحليل وضعيت و پاسخگويی به چراها و چگونگی بهره‌وری اقدام كرد. از طرف ديگر، اثربخشی، كارايی و سودآوری نيز از جمله مفاهيمی بوده كه با رجوع به متغيرهای بهره‌وری قابل محاسبه هستند. بر اين اساس در اغلب موارد، مفاهيم اثربخشی، كارايی و سودآوری با مفهوم بهره‌وری به اشتباه گرفته می‌شود. لذا در اينجا، ضمن تشريح هر يک از مفاهيم ياد شده، ارتباط آنها با بهره‌وری و نيز با يكديگر مورد ملاحظه قرار می‌گيرد.
اثربخشی
در بررسی و تحليل اثربخشی لازم است حداقل به سه معيار زير توجه نمود و اثربخشی را از آن طريق سنجيد.
– كيفيت: اين مشخصه به اين مفهوم اشاره می‌كند كه آيا تمامی كارهای صحيح، مطابق ويژگی‌های از پيش تعيين شده انجام شده است؟ به عنوان مثال آيا در يک دوره آموزشی، نظرخواهی از شركت‌كنندگان مؤيد اين مطلب است كه، برنامه آموزشی و نحوه اجرای آن در بهبود نگرش آنان مؤثر بوده است يا خير؟ آيا عمليات اجرايی برنامه آموزشی مطابق برنامه تدوين شده انجام گرفته است؟ اگر اين دوره آموزشی به نحوی برگزار شود كه، شركت‌كنندگان پس از طی آن به اطلاعات و مهارت‌های جديدی دست نيابند و يا تغيير قابل ملاحظه‌ای را در خود احساس نكنند، بديهی است كه اثربخشی لازم را نداشته است.
– كميت: اين مشخصه متضمن آن است كه آيا تمامی كارهای صحيح انجام شده است؟ به عبارت ديگر اگر در اجرای يک برنامه دستيابی به يک يا چند هدف مد نظر باشد، و نتوان به همه اين اهداف به طور نسبتاً اثربخش دست يافت، طبعاً فعاليت انجام شده از اثربخشی كافی برخوردار نبوده است.
– به موقع بودن: اين مشخصه نيز نشان‌دهنده آن است كه آيا كارهای صحيح در موقعيت زمانی و مكانی مطلوب و مناسب انجام شده است؟ به عنوان مثال در يک برنامه‌ی آموزشی هدف آن است كه افراد تا زمان تعيين شده مشخصی از مهارت ويژه‌ای برخوردار شوند تا در انجام عمليات بخصوصی مشاركت جويند. بديهی است در صورتی كه اگر در اين موقعيت و محدوده زمانی آنان به اين هدف دست نيابند، آموزش مورد نظر از اثربخشی لازم و كافی برخوردار نبوده است.
كارايی
طبق تعريف، كارايی انجام صحيح كارها يا ميزان استفاده صحيح از منابع موجود است. تعبير منابع در اينجا مشمول زمان، هزينه، انرژی، نيروی انسانی، زمين و از اين قبيل می‌شود. كارايی را می‌توان با رابطه زير نشان داد:
كارايی را می‌توان با توجه به زمان، هزينه و مقدار امكانات يا منابع در دسترس و نحوه بهره‌برداری از آنها تعريف كرد. به‌عنوان مثال، اگر ميزان بازده كارگري 140 قطعه در ساعت باشد و ميزان استاندارد آن بر اساس مهندسی روش‌ها و كارسنجی 200 قطعه در ساعت تعيين شده باشد، كارايی كارگر عبارت است از 70%.
بنابراين، كارايی مقايسه بين مصرف مورد انتظار منابع و مصرف واقعی منابع برای تحقق اهداف و انجام فعاليت‌هاست. مقدار نسبت، نشان دهنده ميزان كارايی يا عدم كارايی است كه، بر نهاده مصرفی در سيستم توليدی يا خدماتی تأكيد می‌كند.
از معايب محاسبه كارايی نيز می‌توان به عدم توجه آن به محيط خارجی و اختلالهای ايجاد شده از طريق آن و بر هم خوردن نظم سيستم اشاره كرد.
علاوه بر استفاده از معيارهای ساده در اندازه‌گيری كارايی، روش‌های عملی به منظور تحليل آن نيز در دسترس است.
در مجموع مي‌توان با توجه به شاخص‌ها و معيار هايي همچون عينيت‌گرايي بيشتر، بررسي بنگاههاي مختلف با محصولات و عوامل توليدي مختلف، سهولت در اجرا و تحليل و امكان بهره‌گيري از اطلاعات ويژه به منظور بهبود كارايي، روش تحليل فراگير داده‌ها را به روش تحليل تابع مرزي تصادفي ارجحيت داد.
سودآوری
رابطه ميان كل درآمد با كل هزينه‌ها را سودآوری گويند. سودآوری، نمودی از قدرت پوشش‌دهی به هزينه و توان تجديد و احيای دارايی‌ها است. سودآوری در سازمان‌های منفعت‌جو، يكي از مهمترين نمايه‌های اثربخشی است. سودآوری برايندی از دو كنش و اثر عوامل داخلی و تحت كنترل يک سازمان و كنش و اثر عوامل محيطی، فراسازمانی و خارج از كنترل سازمان است. به همين دليل نمی‌توان بر اساس سودآوری در مورد ميزان موفقيت يک سازمان در استفاده از استعدادها، توانایی‌ها و دارايی‌هايش قضاوت كرد.
رابطه اثربخشی و كارايی
دو مفهوم اثربخشی و كارايی از چارچوب دانش مهندسی وارد ادبيات مديريت شده‌اند. كارايی و اثربخشی با توجه به رويكرد سيستمی، بهره‌وری را تشكيل می‌دهند. در برخی سازمان‌ها، كارايی به اثربخشی منتهی می‌شود و در برخی ديگر بين اين دو رابطه‌ای وجود ندارد اما برای افزايش بهره‌وری توجه به هر دو شاخص لازم می‌باشد. اثربخشی با عملكرد و كارايی با بهره‌گيری صحيح از منابع مربوط است. به اين ترتيب يک مدير موفق تدابيری اتخاذ می‌كند كه نه تنها به هدف‌ها دست يافته، بلكه حداكثر استفاده از منابع را نيز ببرد. از اين رو كارايی و اثربخشی (بهره‌وری) معياری براي سنجش و ارزيابی عملكرد هستند؛ معيارهايی كه رابطه بين نهاده‌ها و ستاده‌های سازمان را ارزيابی می‌كنند.
رابطه بهره‌وری و اثربخشی
براي بررسی و تحليل رابطه بين اثربخشی با بهره‌وری لازم است در ابتدا، مجددا تعريف اثربخشی ارايه شود. اثربخشی يعنی “تا چه اندازه‌ای خروجی‌های توليد شده منطبق بر منظور و هدف تعيين شده است.”
با وجود آنكه اثربخشی بعنوان جزيی از شاخص‌های بهره‌وری محسوب می‌شود، ولی بهبود بهره‌وری بايد همراه با بهبود اثربخشی بوده تا اهميت خود را حفظ كند. با توجه به توضيحات ارائه شده، می‌توان ادعا كرد كه مطلوبيت بهره‌وری بالا همراه با اثربخشی پايين، بيشتر از آن است كه هر دو پايين باشند. بر اساس يک روند سيستماتيک و جامع جهت دستيابی به رشد و توسعه اجتماعی و اقتصادی، بايد اثربخشی براي كليه موسسات، بخش‌های اقتصادی و اقتصاد ملی تعريف شود.
مفهوم اثربخشی جهت تشريح چگونگی دسترسی به اهداف مورد نظر به وسيله خروجی‌های حاصل مورد استفاده قرار می‌گيرد. ارزيابی اثربخشی مقدم بر تعريف خروجی‌های سيستم و شاخص‌های اندازه‌گيری بهره‌وری در توليد خروجی‌های مورد نظر است. اثربخشی مستقيما به هدف سازمان مربوط بوده و بستگی به تلاش سازمان در جهت نيل به هدف‌های تعيين شده دارد كه ممكن است با توجه به نظام ارزشی افراد مختلف، سودمند يا زيان‌آور تلقی گردد. در واقع منظور از اثربخشی تحقق اهداف سازمان، صرف نظر از ميزان بهره‌وری است.
بهبود اثربخشی از طريق ايجاد هماهنگی بين فعاليت‌های واحدهای مختلف، وظيفه مديران سطوح بالای سازمان است، در حالی‌كه بهبود بهره‌وری علاوه بر مديران سطح بالا، جزو وظايف مديران اجرايی يا واسطه و سرپرستان نيز هست. در اين زمينه لازم است اين اصل كلی مدنظر قرار گيرد كه در عين حال كه هر فرد يا واحد يا سيستم فرعی بايد دارای حداكثر بهره‌وری باشد، كل سيستم نيز بايد به‌طور اثربخش كار كند. به عبارت ديگر، تا جايی كه عمليات در محدوده سيستم فرعی است بايد حداكثر استفاده از منابع مصرفی بعمل آيد تا بهره‌وری بهبود يابد و وقتی فعاليت كل سيستم بررسی می‌شود لازم است عمليات كليه اجزا جهت نيل به اهداف هماهنگ باشد و در واقع كل سيستم ثمربخش و موثر كار كند.
رابطه بهره‌وری و سودآوری
سوددهی به‌طور ساده به صورت نسبت بين درآمد فروش و هزينه تمام شده تعريف می‌شود. اگرچه سوددهی و بهره‌وری در مفهوم با يكديگر متفاوت هستند ولي در بلندمدت، بسيار با هم مرتبطند، با اين وجود در هيچ شرايطی اين دو را نمی‌توان دقيقا معادل يكديگر فرض كرد. عموما در مقابل بهبود بهره‌وری، انتظار دستيابی به سود بيشتر معقول است. البته خلاف اين مورد نيز ممكن است مصداق داشته باشد. مثلا در توليد محصولات يا خدماتی كه بازار فروش ندارند، بالا بودن بهره‌وری تضمين‌كننده سود بيشتر نخواهد بود و بلعكس، توليد يک محصول گرانقيمت، هرچند به شيوه‌ای نامعقول نيز انجام شود، می‌تواند دربر دارنده سود خوبی برای سازمان باشد.
سوددهی تحت تاثير عوامل مالی مانند قيمت بازار، تورم و ساير عواملی است كه ارتباط دقيقی با ميزان مهارت و بهره‌وری سازمان در توليد كالا يا خدمات ندارند، در حالی‌كه در تحليل‌های مربوط به بهره‌وری سعی زيادی می‌شود كه تاثير اين گونه عوامل حذف گردد.
مركز بهره‌وری و كيفيت آمريكا، شاخصی فراگير برای نشان دادن رابطه بين سودآوری و بهره‌وری به‌صورت زير تدوين كرده است:
با توجه به روابط فوق، ملاحظه می‌شود كه سودآوری تحت تاثير بهره‌وری و بازيافت قيمت است و تغييرات هر يک از اين دو عامل باعث تغيير در سودآوری می‌شود. بنابراين گاهی بدون افزايش بهره‌وری ممكن است سودآوری تغيير كند و اين موضوع ناشی از نوسانات بازيافت قيمت بوده كه يک عامل مالی و اقتصادی است.
مطالعات تجربی در مورد رابطه سودآوري و بهره‌وري در سطح شركت‌ها نشان می‌دهد كه برای دستيابی به افزايش سودآوری لازم است، بهبود نسبتا بيشتری در بهره‌وری حاصل شود و با توجه به تغييرات بهره‌وری، تنها نزديک به نصف تغييرات سودآوری را می‌توان تفسير كرد و بهره‌وری در رابطه با ارزيابی‌های مالی، كاربرد نسبتا كمی دارد. نتايج اين مطالعات نشان می‌دهد كه بهره‌وری تنها يكی از عوامل موثر بر سودآوری است و ساير متغيرهای مهم نظير نقش بازار، مقررات و آيين‌نامه‌های صنعتی و تجارتی، تغييرات عمده فناوری و از اين قبيل نيز در سنجش، تحليل و بهبود سوددهی بايد مدنظر قرار گيرند.
با آنكه هيچ دليل منطقی براي انكار وابسته بودن بهره‌وری و سوددهی به يكديگر وجود ندارد، اما اين دو لزوما هميشه به يكديگر مرتبط نيستند. اگرچه نسبت سوددهی اساسا به نيازهای ذينفعان مربوط می‌شود، بسياری از پژوهشگران ادعا می‌كنند كه استفاده زياد از نسبتهای پولی می‌تواند مضراتی را در پی داشته باشد. از طرف ديگر، سودآوری می‌تواند به دلايلی كه كمتر با بهره‌وری ارتباط دارد، همانند تورم قيمت يا هزينه تغيير كند. سازمان‌ها بايستی نسبتهای بهره‌وری و سوددهی را به گونه‌ای با يكديگر تركيب كنند كه علت‌های واقعی افزايش سود به روشنی مشخص شود.