در این مطلب قصد داریم به مبحث ایجاد یک پروفایل سازمانی بپردازیم. سازمان شما یقینا در طول دوره فعالیت خود اقدامات مهمی انجام داده است، ولی مشتریان بالفعل و بالقوه شما از آنها بی‌خبرند! در نمایشگاه‌های متعدد شرکت می‌کنید ولی آنچه به مراجعه کنندگان ارائه می‌نمایید تصویر مناسبی از شما در ذهن مشتریان ایجاد نمی‌کند. سازمان شما می‌تواند وجهه بهتری داشته باشد و مجموعه آنچه را که قبلاً انجام داده و آنچه را که توانایی دارد تا انجام دهد، بهتر ارائه کند. آنچه شما نیاز دارید یک پروفایل سازمانی مناسب است تا اطلاعاتی که مشتریان بالفعل و بالقوه شما باید بدانند را به آنها منتقل نماید. پروفایل سازمانی به مجموعه مطالبی اطلاق می‌شود که در آن یک نگاه کلی از تاریخچه، وضعیت حال، اهداف آتی، محصولات و خدمات یک سازمان به نحوی شایسته معرفی می‌شود. یک پروفایل سازمانی می‌تواند به کوتاهی یک صفحه، یا به اندازه یک کتابچه چندین صفحه‌ای باشد. در ادامه گام‌های تولید پروفایل سازمانی به صورت ساده معرفی می‌شود. اختصاص یک تیم اجرایی مناسب تنها مواد لازم برای تولید پروفایل سازمانی حرفه‌ای است. تیم اجرایی تهیه پروفایل سازمانی شامل افرادی است که با علوم مدیریت، ارتباطات انسانی، روانشناسی مشتریان و امور مربوط به گرافیک و چاپ آشنا هستند. در نتیجه این تیم با نگاهی کل نگر به طراحی و اجرای پروفایل سازمان می‌پردازد. تیم اجرایی لازم است بعد از درک دقیق نیاز ذینفعان سازمان و مخاطبین کتاب پروفایل سازمان، مبتنی بر نیاز اعلام شده و بر اساس استانداردهای معمول آغاز به طراحی و اجرا کند. محتوای تولید شده علاوه بر ارائه در قالب کاتالوگ و کتابچه معرفی سازمان می‌تواند محتوای وب‌سایت سازمان را نیز غنی نماید. به منظور ایجاد پروفایل سازمانی، مجموعه اقداماتی در طی پنج گام باید انجام شود که در زیر به تشریح آنها پرداخته شده است:
گام 1: ایجاد منشور پروژه و طراحی ماکت
در این مرحله، جلساتی با مدیر عامل و در صورت نیاز با سایر مدیران ارشد، برگزار می‌شود. به این ترتیب با توجه به شناختی که از نیاز و خروجی مورد نظر آنها بدست می‌آید، ماکت پروفایل سازمانی تهیه و طراحی می‌شود. ماکت یک دید کلی نسبت به آنچه که قرار است در انتها تولید شود، ایجاد می‌کند تا بر اساس آن، مجری و مدیران به درکی مشترک و توافق نسبت به خروجی نهایی برسند. پس از تأیید ماکت توسط مدیران، الگوی مستندسازی در گام دوم ایجاد خواهد شد.
گام 2: طراحی الگوی مستندسازی
بر اساس ماکتی که در مرحله قبل تأیید شده است، در این مرحله الگوی پروفایل سازمان، طراحی خواهد شد. الگو را می‌توان مجموعه سئوالاتی فرض کرد که قرار است در مستند نهایی پاسخ داده شوند. این سئوالات به صورت بخش‌بندی شده در فصل‌های مختلف این مستند، متناسب با اهمیت هر سئوال پاسخ داده خواهند شد. در این مرحله نیز همچون مرحله قبل، پس از طراحی الگو، نظرات مدیران و ذینفعان اصلی دریافت شده و در الگوی طراحی شده بازنگری می‌شود. با تأیید الگو توسط کافرما، مرحله بعدی آغاز خواهد شد.
گام 3: جمع‌آوری، تدوین اطلاعات و ارائه نسخه پیش‌نویس
در این مرحله، اطلاعات مورد نیاز برای تولید مستند بر اساس الگویی که در مرحله قبل طراحی شده است از منابع مختلف جمع‌آوری شده و تدوین می‌گردد. برای جمع‌آوری اطلاعات، ممکن است با افراد شاخصی که در شرکت نقش کلیدی داشته‌اند مصاحبه‌های متعددی صورت بگیرد. همچنین مستندات موجود درون و بیرون از سازمان همچون عکس‌ها و تصاویر که حاوی اطلاعات مهمی برای پروفایل سازمانی است جمع‌آوری شده و پس از تدوین مجموعه اطلاعات، نسخه پیش‌نویس مستندسازی آماده ارائه به مدیران خواهد بود.
گام 4: طراحی گرافیکی
پس از اعمال تغییرات و اصلاحات مورد نظر و نهایی‌سازی مطالب مندرج در پروفایل سازمانی، اطلاعات در اختیار گرافیست قرار می‌گیرد تا طراحی گرافیکی انجام شده و نهایتاً نسخه نهایی پروفایل سازمان به مدیران ارائه گردد. تهیه و تدوین: حامد چینی فروش- مشاور ارشد حوزه مدیریت دانش گروه مشاوران سرآمد کسب و کار
