چگونه در سازمان خود شناسایی ریسک انجام دهیم؟
شناسایی ریسک بخشی از فرایندهای موجود در مدیریت ریسک می باشد که در این مطلب به آن می پردازیم:
1- مطالعه مستندات (Documentation Review):
مطالعه ساختاریافته مستندات پروژه/ سازمان شامل برنامه‌ها، فرضیات، فایل‌های قبلی پروژه، توافقات و سایر اطلاعات می تواند به شناسایی ریسک‌های پروژه کمک کند.
2- تکنیک‌های جمع‌آوری اطلاعات (Information Gathering Techniques):
طوفان فکری (Brainstorming):
برای شناسایی ریسک ها در دوران قبل از شروع پروژه و همچنین در حین اجرا لازم است جلسات کمیته ریسک پروژه به صورت دوره‌ای برگزار شود و در آن از اعضا خواسته می‌شود که در مورد ریسک‌ها، ایده‌ها و نظرات خود را بیان کنند. به این ترتیب درصد قابل توجه‌ای از ریسک‌ها شناسایی می‌شوند.
تکنیک دلفی (Delphi Technique):
اساس و پايه روش دلفی بر اين است که نظر متخصصان هر حوزه علمی در مورد پيش‌بينی آينده بهترین نظر است. در این روش هیئت (پنل) هایی از متخصصان تشکیل می‌شود که تعامل بین اعضاء، توسط رئیس یا ناظر هیئت انجام می‌شود. ارتباطات داخلی شرکت‌کنندگان بصورت ناشناس بوده و نظرات، پیش‌بینی‌ها و تمایلات به ارایه دهندگان آنها منتسب نمی‌شود و انتشار این اطلاعات بدون اعلام هویت ارائه دهندگان صورت می‌گیرد. در انتها نیز پس از به اشتراک گذاشتن تمامی نقطه نظرات و تعامل بین افراد نتیجه نهایی بدست می‌آید. این روش یکی از روش‌های مناسب برای شناسایی ریسک‌ها می‌باشد. مزیت این روش نسبت به سایر روش‌ها عدم تاثیر تعصب افراد در نتایج می‌باشد.
مصاحبه (InteRviewing) :
صحبت با افراد با تجربه پروژه، ذی‌نفعان و متخصصان مرتبط کمک بزرگی به شناسایی ریسک‌ها می‌کند.
تحلیل ریشه (Root Cause Analysis ):
تکنیکی است که به منظور شناسایی یک مشکل، علت وقوع آن و ارائه یک جواب پیشگیرانه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
3- تحلیل چک‌لیست (Checklist Analysis):
چک‌لیست ریسک پروژه/ سازمان بر اساس اطلاعات تاریخی، دانش جمع‌آوری شده در پروژه‌ها/فعالیتهای مشابه قبلی و سایر منابع اطلاعاتی بدست می‌آید. ریسک های هر یک از سطوح پایین RBS با استفاده از این چک‌لیست‌ها شناسایی می‌شوند.
چک‌لیست‌ها باید طی فاز اختتامی پروژه به منظور ایجاد درس‌آموخته‌های جدید و استفاده در پروژه‌های آینده مورد بازبینی قرار گیرد.
4- تحلیل مفروضات (Assumption Analysis):
هر پروژه براساس فرضیات و سناریوهایی بنا شده است. در این روش درستی مفروضات مورد بررسی قرار گرفته و ریسک‌های پروژه که از عدم صحت و دقت مفروضات ناشی می‌شوند شناسایی می‌گردد.
5- تکنیک‌های نموداری (Diagramming Techniques):
دیاگرام علت و معلول (Cause and effect diagrams):
این دیاگرام که به عنوان دیاگرام ایشیکاوا یا استخوان‌ماهی شناخته شده است، مناسب برای شناسایی علل ریسک‌ها می‌باشد.
فلوچارت فرآیند
(System or process flow charts):
این فلوچارت ارتباط المان‌های یک سیستم را در ارتباط با یکدیگر نشان می‌دهد و می‌تواند به عنوان ابزاری برای نشان دادن ارتباط بین ریسک‌ها استفاده شود.
دیاگرام تاثیر(Influence diagrams) :
این دیاگرام ترتیب زمانی رویدادها، تاثیر یک فعالیت روی فعالیت دیگر و سایر ارتباطات بین متغیرها و خروجی‌ها را نشان می‌دهد. می‌توان به وسیله این نمودار ترتیب و توالی ریسک‌ها و تاثیرات آنها روی یکدیگر را مشخص کرد.
6- تحلیل (SWOT (SWOT Analysis:
تحلیل SWOT که در فرآیند برنامه‌ریزی استراتژی شرکت‌ها انجام می‌شود می تواند ورودی مناسبی برای شناسایی نقاط ضعف و قوت شرکت و به تبع آن پروژه باشد. از این تحلیل می توان به عنوان یک ورودی برای شناسایی ریسک‌ها استفاده کرد.
7- قضاوت خبرگان (Expert Judgement):
برای شناسایی ریسک‌ها می‌توان از نظر خبرگان که تجربه‌های مرتبط در حوزه‌های مختلف کاری پروژه دارند، استفاده کرد. این افراد باید توسط مدیر پروژه مشخص شده و به جلسات کمیته ریسک پروژه دعوت شوند.
گروه مشاوران سرآمد کسب و کار (BCG)
مطالب مرتبط: شناسایی و تدوین استراتژی‌های پاسخ به ریسک (Response Strategy) | 6 مرحله برای مدیریت ریسک در تغییرات ابتکاری