ویکی چیست؟ ویکی یک نرم افزار تحت وب است که بر روي یک سرور در داخل سازمان نصب می شود. در تعریفی ساده، ویکی مجموعه اي از صفحات است. (درست مانند صفحه هاي یک دفتر) که ما بر روي آن مطالب مورد نظر خود را وارد میکنیم و این امکان را به ما می دهد تا در میان نوشته هاي خود به صفحات دیگر پیوند (لینک) دهیم. همچنین ویکی امکان جستجو، رده بندي و نظردهی راجع به صفحات را فراهم می سازد. تفاوت آن در مقایسه با یک دفتر در امکان به اشتراك گذاري اطلاعات و اصلاح نوشته ها توسط سایر افراد است. ویکی اطلاعات خود را بر روي بانک اطلاعاتی ذخیره می کند. بنابراین براي دسترسی به ویکی، ابتدا باید نشانی سایت ویکی را در مرورگر اینترنت (اینترنت اکسپلورر، فایرفاکس، گوگل کروم و …) وارد کنیم. پس از این صفحه اصلی ویکی در اختیار ما قرا می گیرد. چه زمانی ویکی بهترین انتخاب نیست؟ زمانی که بخواهید یک محیط بسته و کنترل شده داشته باشید و تنها اطلاعات مشخصی را براي دیگران به نمایش بگذارید و نخواهید همکاري جمعی را به کار بگیرید، انتخاب مناسبی نیست. چرا که ویکی ها براي محیط هایی طراحی شده اند که می خواهند با بهره گیري از اشتراك اطلاعات و مشارکت جمعی، هوش جمعی را به کارگیرند و خلاقیت را افزایش دهند. آنها زمانی موفق هستند که جامعه کاربران بخواهند با همکاري جمعی به تولید محتوا بپردازند. در صورتیکه اطلاعات تنها توسط یک فرد تهیه می شود و بر روي سیستم قرار می گیرد و کاربران تمایلی به یادگیري چیزهاي جدید ندارند، ویکی انتخاب مناسبی نیست. همچنین زمانی که می خواهید اطلاعات به صورت کانالیزه شده انتشار یابد، به طور مثال یک مدیر اطلاعات را قبل از انتشار تایید کند و نمی خواهید از مشارکت جمعی و هوش جمعی براي افزایش یادگیري و خلاقیت بهره بگیرید ویکی انتخاب مناسبی نیست. در این گونه موارد باید از راهکارهاي قدیمی تر مانند سیستم هاي مدیریت محتوا (Content Management System) بهره گرفت. چه کارهایی با ویکی می توان انجام داد؟ ویکی ها می‌توانند در کاربردهاي جالبی به کار گرفته شوند. به طور مثال: طوفان ذهنی براي کسب ایده هاي جدید، مدیریت دانش، مدیریت محتواي دروس، تالیف کتاب جدید، با همکاری جمعی، تهیه یک فهرست «پرسش و پاسخ هاي متداول»، تهیه دستورالعمل‌ها و انواع متون مرجع و … این فهرست به اینجا ختم نمی شود. مطمئناً افراد خلاق می توانند کاربردهاي زیاد و جالبی به این فهرست اضافه کنند. در ادامه برخی از کمک‌هایی که این ابزار می تواند به سازمان بکند معرفی شده است.
اشتراك اطلاعات در یک گروه
بهترین مثال براي آنکه چگونه ویکی می تواند اطلاعات را در یک جامعه بسیار بزرگ به اشتراك بگذارد، ویکیپدیا است. تصور کنید که اگر گروهی از افراد می خواستند چند میلیون مقاله اي که در ویکیپدیا وجود دارد را بر روي اینترنت قرار دهند، چه کار طولانی و طاقت فرسایی بود. اما ویکی به آنها کمک کرد تا کاربران هر یک مقالات خود را تهیه و منتشر کنند و اطلاعات بلافاصله پس از آنکه تهیه شدند، در میان افراد به اشتراك گذاشته شوند. قابلیت ویرایش و حذف اطلاعات، ویکیپدیا را به موفقیت رساند. این قابلیت را ایجاد کرد که اطلاعات توسط متخصصین مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد. دقت عمل و جدیت متخصصین، ویکیپدیا را به یک منبع دقیق از اطلاعات مبدل ساخت.
همکاري در یک پروژه
تصور کنید که چقدر کارها ساده میشد اگر می‌توانستید با یک کلیک ساده، تاریخچه تمامی ویرایش‌هایی را که بر روي یک متن انجام داده بودید ببینید. یا همیشه مطمئن بودید که شما تنها کسی نیستید که دارید روي نسخه دوم یک طرح کار میکنید، در حالیکه خبر ندارید که سایر همکاران شما در تیم، بارها آن طرح را اصلاح کرده اند و تا کنون نسخه پنجم آن نیز اصلاح شده است! یا چه خوب میشد اکر مجبور نبودید وقتی متن طرح یا گزارشی را براي بازخوانی به شش نفر ایمیل کنید و هر کدام اصلاحات جداگانهاي را روي فایل شما انجام دهند و ساعت‌ها وقت تان را صرف تطابق آنها کنید. یا اینکه چه خوب می شد که همه روي یک سیستم کار می کردند. تا وقتی که به خانه رفته اید و می خواهید گزارش پروژه را اصلاح کنید، تازه متوجه شوید که این متن با ورد 2007 تایپ شده است و شما در خانه ورد 2003 نصب کرده اید. چه خوب می شد که دیگر نگران از دست رفتن طرح ها و گزارش ها بر اثر گم شدن و خراب شدن سی دي ها و یو اس بی فلاش ها نبودیم. تمام این خواسته ها، با استفاده از ویکی در فرایندهاي کاري یک تیم محقق خواهد شد. از آنجایی که ویکی یک بستر ایده آل براي افرادي است که می خواهند تا به آسانی طرح ها، نکته ها، ایده ها، الزامات و سایر چیزهایی از این دست را به اشتراك بگذارند. ویکی به ابزار کمکیِ خوبی در مدیریت پروژه تبدیل شده است. در حقیقت این همان هدفی است که روز اول ویکی براي آن طراحی شد. بسیاري از شرکتها که نمی خواهند اطلاعات توسط افراد خارج از گروه کاري دیده شود، ویکی را بر روي اینترانت (شبکه داخلی) نصب می کنند. در این حالت لذت بکار گیری از ویکی در کنار حفاظت از اطلاعات اختصاصی شرکت محقق می شود.
ایجاد یک کتابچه یا مجموعه پرسش و پاسخ هاي متداول
آیا تا کنون متوجه شده اید که چگونه شرکت هاي تولیدکننده نرم افزار یا سخت افزارهاي کامپیوتري دیگر کتابچه هاي قطور راهنماي کاربر را در بسته هاي محصول خود قرار نمی دهند؟ از آنجا که فناوري به آنها اجازه داده است تا اسناد و مدارك ضمیمه را بر روي سی دي ها و دي وي دي هاي نصب برنامه هاي خود قرار دهند و در بسیاري از هزینه هاي چاپ کتابچه و بسته بندي و حمل و نقل صرفه جویی کنند. این در حالی است که بسیاري از شرکت هاي تولیدکننده نرم افزارهاي رایگان یا آزاد حتی این کار را هم انجام نمی دهند! چرا که کاربران از آنها سی دي یا دي وي دي دریافت نمی کنند. به جاي آن این شرکت ها به ویکی روي آورده اند و کتابچه راهنما و مجموعه پرسش و پاسخ هاي متداول خود را بر روي آن عرضه می کنند.
اسناد و دفترچه سیاست هاي شرکت
براي بسیاري از شرکتها، ایجاد یک دفترچه راهنماي کارکنان و قوانین و سیاستهاي شرکت، میتواند یک کابوس باشد! هر زمان که قوانین و قواعدي نظیر سیاستهاي منابع انسانی، سیاستهاي فناوري اطلاعات، آیین نامه معاملات و … تغییر کنند، اصلاح و چاپ مجدد هزینه بر خواهد بود. علاوه بر این در یک سازمان بزرگ، اطمینان از اینکه تمامی کارکنان نسخ قدیمی را معدوم کرده اند و نسخه هاي جدید را جایگزین آن کرده اند، خود حکایت دیگري دارد! اینجاست که ویکی در بسیاري از شرکت ها نظیر اینتل و ناول به عنوان راه حل این مشکل بکارگرفته شده است.
ویکی به عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش
به عنوان یک مصداق از پایگاه دانش در میان ابزارهای مدیریت دانش شناخته می شود. و به عنوان یکی از 9 ابزار مبتنی بر IT توسط سازمان بهره وری آسیایی معرفی شده است. ابزاری که در خلق، اشتراک گذاری، ذخیره سازی و بکارگیری دانش یعنی در بخش عمده ای از فرایندهای مدیریت دانش، کمک سازمان است. تهیه و تنظیم: احسان شعاریان ستاری، حامد چینی فروش
