از دیرباز ارتقای بهره‌وری در دستگاه‌های اجرایی، یکی از مهمترین موضوعاتی بوده که در قالب قانون برنامه پنجم و ششم توسعه کشور هم بر آن تأکید بسیاری شده است. به نحوی که اقدام‌های متنوعی مانند استقرار چرخه بهره‌وری (تعریف شاخص، اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود) و ارتقای نظام مدیریت بهره‌وری با رویکرد حل مسئله با توصیه و نظارت سازمان ملی بهره‌وری ایران انجام شده است.
در همین حال، طبق بند “الف” ماده 5 قانون برنامه ششم توسعه، دستگاه‌های اجرایی برای محور قراردادن رشد بهره‌وری در اقتصاد، ضمن اجرایی کردن چرخه مدیریت بهره‌وری در مجموعه خود، باید تمهیدات الزم را برای عملیاتی کردن این چرخه در واحدهای تحت تولیت خود با هماهنگی سازمان ملی بهره‌وری ایران فراهم و گزارش سالانه را به آن سازمان ارائه کنند. بر این اساس، استقرار چرخه مدیریت بهره‌وری، با هدف دستیابی به سهم بهره‌وری در رشد اقتصادی انجام میشود و انتظار می‌رود دستگاه‌های اجرایی با اجرای آن، اهداف بهره‌وری بخش‌های اقتصادی مربوط به خود را محقق کنند. همچنین براساس دستورالعمل تهیه و تدوین برنامه‌های اجرایی (عملیاتی) برنامه ششم توسعه که توسط سازمان برنامه و بودجه کشور ابلاغ شده است، دستگاه‌های اجرایی کشور باید راهبردها، سیاست‌ها و برنامه‌های اجرایی مانند فعالیت‌های هزینه‌ای و طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای خود برای دستیابی به اهداف مندرج در قانون (از جمله بهره‌وری) را در هر یک از بخش‌های اقتصادی مشخص کنند. بنابراین با توجه به ابلاغ و تأکید سازمان ملی بهره‌وری مبنی بر استقرار و ارتقای نظام مدیریت بهره‌وری با استفاده از رویکرد مسئله محوری، در سال 1399 مسائل کلیدی عدم ارتقای بهره‌وری در هر دستگاه اجرایی مشخص شد. با بررسی عمیق ریشه‌های شکل‌گیری مســائل کلیدی شناسایی شده در بسیاری از دستگاه‌های اجرایی، میتوان به این مهم پی برد که اصلیترین دلیل عدم ارتقای بهره‌وری در کشور که موجب اتلاف منابع در عامل نیروی انسانی، موجودی سرمایه و هزینه‌های مصارف واسطه میشود، سوءمدیریت در یک دستگاه اجرایی و عدم تخصیص مناسب منابع در آن دستگاه نیست، بلکه مهمترین ریشه‌های شکل‌گیری مسائل عدم ارتقای بهره‌وری در دستگاه‌های اجرایی در بیشتر موارد فرادستگاهی است. در ادامه به پنج مؤلفه و چالش مشترک در دستگاه‌های اجرایی اشاره شده است:
- پیوند ضعیف وظایف دستگاه‌های مرتبط: وجود یک یا چند دستگاه اجرایی در کشور که با توجه به نیازها و انتظارات مردم در یک زنجیره ارزش فعالیت می‌کنند. به طور مثال، در زنجیره ارزش خدمات آموزش میتوان به دستگاه‌های اجرایی نظیر وزارت آموزش و پرورش، وزارت علوم و تحقیقات و وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی (سازمان فنی و حرفه‌ای) اشاره کرد. هر یک از این دستگاه‌ها در تربیت فرد از کودکی تا بزرگسالی نقشی ایفا می‌کنند تا فرد شایستگی‌های دانشی و مهارتی لازم را برای ورود به بازار کار به دست آورد و بتواند در زندگی کاری و شخصی خویش موفق شود. اما بررسی خروجی‌های این دستگاه‌های اجرایی نشان می‌دهد، در دستیابی به پیامد (Impact) یعنی آماده به کار شدن افراد از مجموع دستاوردهای (outcome) هر یک از دستگاه‌های اجرایی این زنجیره، شکاف وجود دارد. راه‌حل این موضوع، یکپارچه‌سازی فرابخشی نقش هر یک از دستگاه‌ها برای دستیابی به پیامد مدنظر است.
- چندگانگی، میتوان به وجود غیر شفاف بودن اسناد راهبردی: از مصادیق این عدم شفافیت یا دوگانگی و گاها تضاد در مأموریت‌های سازمان اشاره کرد که به راحتی میتوان در مصاحبه با کارکنان سازمان‌ها آن را لمس کرد. این امر موجب ایجاد اختلال و چالش در اهداف سازمان شده و حتی در برخی موارد دیده میشود که پیشبرد یک مأموریت موجب خنثی شدن اثر مأموریت دیگر سازمان میشود.
- عدم تخصیص و تأمین اعتبار به موقع بودجه برای اجرای پروژه‌های بهبود: طولانی شــدن فرایند تکمیل پروژه‌های زیرساختی، عمرانی، ملی، استانی یا حتی در سطح یک دستگاه اجرایی، سبب شده که بخش قابل توجهی از موجودی سرمایه و همچنین نیروی انسانی بلااستفاده بماند و بسیاری از اقدام‌های پیش‌بینی شده با هزینه کرد بیشتر از پیش‌بینی به ثمر برسد.
- اثرات متغیرهای محیط کالن: از جمله این متغیرها میتوان به تحریم، جنگ در کشورهای منطقه و… اشاره کرد که موجب توقف برخی از پروژه‌ها، عدم دسترسی به برخی از فناوری‌های روزآمد و… شده است.
- باورهای غلط شاغلان: کارکنان برخی از دســتگاه‌های اجرایی، بهره‌وری را یک امر ثانویه و جدا از مسئولیت خود می‌دانند. این امر موجب دشواری در اندازه‌گیری ابعاد بهره‌وری میشود.
- وجود بازیگران تأثیرگذار در اکوسیستم دستگاه‌های اجرایی: مدیران دستگاه‌های اجرایی همواره پاسخگوی نیاز نمایندگان نهادها و سازمان‌هایی هستند که همسوی خواسته‌های آنان نبوده و با مأموریت نهایی آن دستگاه تناقض دارد.
- هدف‌های نامشخص: هدف‌گذاری در مدیریت، کار چالش برانگیزی است. داشتن توان آينده‌نگري، شناسايي محيط و برنامه‌ريزي اثربخش جهت موفقيت در آينده در گرو دارابودن تفكر استراتژيك است.
- ابهام، تنوع و تناقض در قوانین و مقررات: قانون‌گذاري پراکنده، یکی از عوامل اصـلی تورم قوانین و همچنین یکی از علائم اصلی نظام‌هایی است که با آسیب تورم قوانین مواجه‌انـد و باید براي مقابله با این آسیب چاره‌اندیشی کنند. منجر به خروجی نامناسب عدم شفافیت در قوانین وضع شده، سردرگمی در اجرا را در سازمان‌ها به همراه داشته و بعضا با کیفیت نامطلوب شده است.
- فرهنگ سازمانی: تجربه نشان داده، زیرساخت‌های فرهنگی توجهی به توسعه حرکت بهره‌وری نداشته است. در بیشتر سازمان‌های دولتی، کارکنان موضوع بهره‌وری را درک نکرده‌اند که مهمترین دلیل آن هم عدم اندازه‌گیــری عوامل فرهنگی و ارزشی در ســازمان یا عدم آگاهی کارکنان است.
- نامشخص بودن فرایند تصمیم‌گیری: فرایند نامشــخص یا ضعیف تصمیم‌گیری، موجب تــداوم رویکردهای اشــتباه قبلی و تضعیف پاسخگویی در سازمان‌ها شده است. وجود قوانین متناقض و غیرشــفاف، مداخله بازیگران تأثیرگذار در اکوسیستم و عدم تعریف راهبردهای مشخص سبب جلوگیری از اخذ تصمیم‌های صحیح در ارتقای نظام بهره‌وری در سازمان‌ها شده است.
- شرایط محیطی سازمان: عدم توانایی در مدیریت نقاط قوت در عملیات داخلی ســازمان، عدم شناسایی فرصت‌ها، همچنیــن خطرات بالقوه‌ای کــه در محیط خارجی، سازمان را تهدید می‌کند، موجب کاهش موفقیت سازمان‌ها در مسیر ارتقای بهره‌وری شده است.
- تغییر و تحول در سازمان: تغییر و تحولات مستمر در سازمان‌ها به عنوان یکی از چالش‌های دستگاه‌های اجرایی به شمار می‌آید. عدم چابکی و تطابق کارکنان با تحول‌های مستمر موجب کاهش بهره‌وری شده است.
- ارتباطات ضعیف بین رویکردهای ســازمان و عدم ایجاد هماهنگی: ارتباط ضعیف بین رویکردهای سازمان موجب عدم همســویی اهداف سازمانی و فردی شده است. بنابراین ضروری است مشتریان و ذینفعان سازمان شناسایی و نیازهای آنان بررسی و در صورت امکان دستورات الزام جهت همسویی صادر شود. با این تفاصیل برای ارتقای بهره‌وری سازمان‌های دولتی باید اقدام‌هایی در سطح کلان و داخل سازمان انجام گیرد.
- تحلیل زنجیره‌های ارزش کلان کشــور با در نظر گرفتن مبانی ارزش‌آفرینی برای ذینفعان و درک نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از دستگاه‌های اجرایی
- بازنگری نظام بودجه‌ریزی مبتنی بر در نظر گرفتن تحلیل بهره‌وری عامل نیروی انسانی و سرمایه در هر یک از دستگاه‌های اجرایی
- به کارگیری نظام مدیریت ریسک کشوری در زمینه پیشبینــی اقدام‌هــای اصلاحی برای پاســخگویی به ریسک‌های بارز در سطح کشور
- فرهنگ‌سازی در ســازمان‌ها به منظور تغییر دید کارکنان نسبت به بهره‌وری
- تقویت فراینــد مدیریت اســتراتژیک و مراوده استراتژیک در سازمان‌های دولتی
- ایجاد شفافیت در وضع قوانین موجود و آگاه‌سازی دستگاه‌ها از جزئیات قوانین وضع شده
- بهبود فرهنگ سازمانی که منجر به پیشرفت، بهبود روند اجــرای کار و افزایــش کیفیت ارائــه خدمات در سازمان‌ها میشود.
منبع: ماه‌نامه بهره‌وری/مهر و آبان 1400/شماره نوزدهم/سازمان ملی بهره‌وری ایران
نویسنده: سید حبیب پاشا جبلی