مستندسازی فنی و مدیریتی؛ ایجاد حافظه سازمانی-بخش دوم
بخش دوم: چالشها در مسیر مستندسازی انجام مستندسازی خود یک پروژه پراهمیت است و در مسیر اجرای آن همانند دیگر پروژه‌ها مسائل مختلفی وجود خواهد داشت که بایستی آنها را به درستی شناخته و راهکار مناسبی برای عبور از آنها اتخاذ نماییم. بخشی از این مسائل به علت عدم آشنایی با روشی علمی و اجرایی در مستندسازی است که امید است با روشی که در این مجموعه ارائه می‌شود تا حدی مرتفع گردد. بخش دیگری از این مسائل که بخش مهمی نیز می‌باشد در رابطه با مسائل فرهنگی سازمان و مقاومت‌های روانی افراد است که البته طبیعی بوده و تا زمانی که ضرورت مستندسازی را در سازمان نهادینه نکنیم و فرهنگ‌سازمانی را تحت تاثیر قرار ندهیم، این مقاومت در رده‌های سازمانی مختلف وجود خواهد داشت. موضوعی که در برخورد با این مقاومت‌ها باید مورد توجه قرار بگیرد آن است که بدانیم این مقاومت‌ها غیر طبیعی نیست و تا هنگامی که نتایج مستندسازی در سازمان آشکار نگردد، کمابیش وجود خواهد داشت. تمرکز بیش از حد بر این گونه مقاومت‌ها تنها سبب خواهد شد که پشت مسئله متوقف شده و نتوانیم از آن عبور نماییم. بهتر است که با شناخت دقیق ریشه اینگونه مقاومت‌ها، با راهکاری جامع‌نگر، به دنبال اصلاح تدریجی ذهنیتی باشیم که چنین رفتاری را در افراد بروز می‌دهد. به طور کلی عدم همراهی افراد در فرایند مستندسازی در سه دسته قابل طبقه‌بندی است: • محافظه‌کاری: این مورد معمولاً وقتی بروز پیدا می‌کند که تعریف دقیقی برای مستندات محرمانه در سازمان وجود ندارد و لذا فرد به علت ترس از بازخواست‌های احتمالی مایل به ارائه اطلاعات نیست! زیرا تصور می‌کند در صورتی که بخشی از اطلاعاتی که ارائه کرده است محرمانه باشد، دچار دردسر خواهد شد. در این شرایط فرد از ارائه اطلاعاتی که برای تیم مستندسازی حیاتی است خودداری کرده و همکاری لازم را نمی‌نماید. • توجیه نبودن نسبت به ضرورت مستندسازی: افراد در سازمان نسبت به ضرورت مستندسازی توجیه نیستند و این کار را امری تزئینی قلمداد می‌نمایند. در این وضعیت مایل نیستند که زمان قابل ملاحظه‌ای را به این کار اختصاص دهند و در نتیجه گرفتن وقت جلسه برای دریافت اطلاعات و مصاحبه از افرادی که اطلاعاتشان در کمیت و کیفیت خروجی تاثیرگذار است، با مشکلات روبه رو خواهد شد و در نهایت این موضوع سبب افت کمی و کیفی خروجی خواهد شد. • دلایل شخصی: گاهی اوقات افراد متخصص به دلایل شخصی مایل به ارائه تجربیات خود نیستند. این دلایل معمولاً ناشی از این تفکر است که تجربیات، برگ برنده ما در سازمان است و در صورت ارائه آنها سازمان وابستگی خود را نسبت به ما از دست خواهد داد و ما دیگر دستمان به جایی بند نخواهد بود! مطالعات نشان می‌دهد که حدود 80% مشکلاتی که در مسیر مستندسازی تجربیات و مدیریت دانش پیش روی سازمان‌ها قرار دارد، از جنس فرهنگی است و برای عبور از این سدهای فرهنگی باید راهکاری مناسب اتخاذ شود. مثلاً یکی از این راهکارها، برگزاری سمینار آشنایی با مستندسازی، با حضور مدیران ارشد و افرادی است که در این مسیر به همکاریشان نیاز خواهیم داشت. این امر سبب می‌شود که افراد هم نسبت به اهمیت موضوع توجیه شوند و هم توسط مدیران ارشد به همکاری با تیم مستندسازی توصیه گردند. برای مورد سوم (دلایل شخصی) نیز بهتر است با برگزاری سمینارها و کارگاه‌های آموزشی و ترویجی، رفته رفته فرهنگ‌سازمانی را تحت تاثیر قرار دهیم. البته تفکرات این چنینی بعید است که در کوتاه مدت تغییر یابند. نباید انتظار داشته باشیم که با برگزاری یک سمینار یا کارگاه آموزشی، چنین مقاومت‌هایی از بین بروند. از این رو بهتر است به جای تقابل با چنین افرادی، تا آنجا که ممکن است برای استخراج اطلاعات و تجارب، از افرادی که تمایل به همکاری دارند کمک بگیریم. بسیار دیده شده است که پس از اتمام پروژه‌های مستندسازی و انتشار خروجی، افراد تازه با هدف و قصد این کار آشنا شده‌اند و لذا افسوس خورده‌اند که چرا همکاری مناسبی با تیم مستندسازی نداشته‌اند و مطرح نموده‌اند: که ای‌کاش این اطلاعات را نیز در خروجی مستندسازی می‌گنجاندیم! در حالی که در زمان انجام مستندسازی و جمع‌آوری اطلاعات حاضر نبودند تا وقت کافی را برای این موضوع صرف نمایند. برای اینکه از بروز چنین افسوس‌هایی جلوگیری نماییم، توصیه می‌شود که اولاً شمایی کلی از خروجی کار را به طور نسبتاً شفاف برای افراد ترسیم کنیم که در این مجموعه برای چگونگی انجام این کار روشی پیشنهاد شده است. ثانیاً برای ایجاد ذهنیت نسبت به خروجی، در صورت وجود می‌توان از مستندهای دیگری که سازمان‌ها و شرکت‌های مشابه تولید نموده‌اند استفاده کرد و به افراد نشان داد که “خروجی نهایی تقریباً چنین چیزی خواهد شد.” با ایجاد تصور کامل‌تر نسبت به خروجی کار، همکاری بیشتری از طرف افراد خواهیم داشت.