مدیریت پروژه
مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است. با توجه به فضای رقابتی جهان امروز و محیط پویای کسب و کار که دائما در حال تغییر است، سازمان‌ها توجه ویژه‌ای به مدیریت پروژه دارند تا بتوانند در فضای رقابتی موجود و با وجود محدودیت‌هایی دنیای امروز همچون بودجه کمتر، زمان کوتاه‌تر، کمبود منابع و تغییرات فراوان تکنولوژی، همچنان به خلق ارزش‌های تجاری بپردازند. پروژه‌ها یک روش کلیدی برای خلق ارزش و سود در سازمان‌ها هستند و مدیریت پروژه سازمان را در دستیابی به مقصود نهایی پروژه و اهداف پروژه یاری می‌نماید.
مدیریت پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه، برای دستیابی به تعادلی اقتصادی و موجه، بین عواملی مانند هزینه، زمان و کیفیت، در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد. مدیریت پروژه از منظری دیگر در واقع کنترل اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است، به‌طوری‌که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. مدیریت پروژه به منظور کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد:
- تعیین وضعیت واقعی پروژه
- مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
- در نظر گرفت اقدام اصلاحی
مدیریت پروژه موثر و کارا باید به عنوان یک قابلیت راهبردی (Strategic competency) در سازمان‌ها در نظر گرفته شود که سازمان را در موارد زیر توانمند می‌سازد:
- مرتبط نمودن نتایج پروژه به مقاصد تجاری
- رقابت اثربخش‌تر در بازار
- حفظ و نگهداشت سازمان
- واکنش به اثرات تغییرات محیطی کسب و کار بر پروژه‌ها توسط اصلاح برنامه‌های مدیریت پروژه
از نگاه سازمانی، مدیریت پروژه سازمانی (Organizational project management) چارچوبی است که برای هماهنگی شیوه‌های مدیریت پروژه، طرح و پورتفلیو با استراتژی و اهداف سازمانی و سفارشی‌سازی یا متناسب‌سازی این شیوه‌ها در متن، شرایط یا ساختار سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مدیریت پروژه سازمانی (Organizational project management) برای کلیه سازمانهایی که به دنبال دستیابی بهتر به اهداف استراتژیک خود هستند مفید است اما مدیریت پروژه سازمانی خصوصاً برای سازمانهایی که رویکرد مدیریت پروژه واحدی ندارند و سازمانهایی که در حال بهبود یا حفظ چارچوب مدیریت پروژه فعلی خود هستند بسیار کاربردی می باشد. همانطور که یک سازمان با تغییر زمان رشد می‌کند و با فناوری‌های جدید سازگار می‌شود مدیریت پروژه سازمانی کمک می‌کند که یک چارچوب پایدار در سازمان حفظ گردد تا از استراتژی‌های سازمانی خود پیروی نماید.
ارزیابی بلوغ مدیریت پروژه به منظور ارائه روشي به سازمان‌ها براي درك توانمندی‌های بالفعل و بالقوه مديريت پروژه سازماني و سنجش بلوغ آنها نسبت به مجموعه‌اي جامع و گسترده از بهترين شيوه‌هاي مديريت پروژه سازماني می تواند منجر به ایجاد عملکرد بهتر، نتایج بهتر و همچنین ایجاد یک مزیت رقابتی پایدار گردد.
پیکره دانش مدیریت پروژه (Project Management Body of Knowledge)
پیکره دانش مدیریت پروژه مجموعه‌ای از واژگان، راهنما و دستورالعمل‌ها برای مدیریت پروژه است که مؤسسه مدیریت پروژه آن را تدوین و ارائه نموده است. این پیکره دانشی به مرور زمان تکامل یافته و در حال حاضر به عنوان کتاب “راهنما برای پیکره دانش مدیریت پروژه” شناخته می‌شود و مورد استفاده است. ویرایش ششم این دستورالعمل در سال 2017 منتشر شد.
پم باک همچنین با مفهوم مدیریت به معنای کلی آن نیز همپوشانی دارد زیرا هر دو شامل طرح‌ریزی، سازماندهی، نیروی انسانی، اجرا و کنترل عملیات سازمانی است. پم‌باک در بقیه رشته‌های مدیریت همچون پیش‌بینی‌های مالی، رفتار سازمانی، علوم مدیریت، بودجه‌بندی و سایر روشگان برنامه‌ریزی، مشابهت و همپوشانی دارد.
اولین نسخه‌های پم‌باک را مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا و همین‌طور مؤسسه مهندسان برق و الکترونیک به عنوان استاندارد به رسمیت شناختند. روند تکامل پم باک در ویرایش‌های مختلف کتاب راهنمای آن نمود دارد. اولین راهنمای آن در سال ۱۹۹۶ توسط مؤسسه مدیریت پروژه منتشر شد. نوشتن این اسناد بر اساس کاغذ سفیدی که در سال ۱۹۸۳ به نام «اصول اخلاقی، استاندارد، کمیته اعتباربخشی گزارش نهایی» منتشر شد، بود. ویرایش دوم راهنمای پم باک در سال ۲۰۰۰ منتشر شد.
در سال ۲۰۰۴ ویرایش سوم پم‌باک با تغییرات عمده‌ای نسبت به ویرایش قبل منتشر شد. ویرایش چهارم در سال ۲۰۰۸ منتشر شد. آخرین نسخه انگلیسی‌زبان راهنمای بم باک یعنی ویرایش پنجم در سال ۲۰۱۳ منتشر شد. همچنین ویرایش ششم با تغییرات عمده نسبت به ویرایش قبلی در سپتامبر سال ۲۰۱۷ منتشر شده است.
پم‌باک طبق توضیح داده شده در راهنمای آن برای زیرمجموعه‌ای از پیکره دانش مدیریت پروژه در نظر گرفته شده است. با کاربرد دانش، مهارت، ابزارها و فن‌های موجود در پم‌باک می‌توان شانس موفقیت بسیاری از پروژه‌ها را بهبود داد. این بدین معناست که آخرین روند مدیریت پروژه که اغلب به‌وسیله مشاوران ترویج می‌شود، به‌طور معمول بخشی از پم باک نیست. راهنمای پم‌باک اغلب به‌عنوان پشتیبانی برای تهیه گواهی‌های ارائه‌شده توسط مؤسسه مدیریت پروژه مانند PMP و CAMP استفاده می‌شود.
راهنمای پم‌باک فرآیند مبنا است، و روند تکمیل کارها فرآیند محور است. این شیوه با دیگر شیوه‌های مدیریتی استاندارد مانند ایزو ۹۰۰۰ و سی ام ام آی متعلق به مؤسسه مهندسی نرم‌افزار همسان است. فرآیندها در طول یک پروژه با فازهای متفاوت آن همپوشانی و تعامل دارند. فرآیندها در بخش‌های زیر توصیف می‌شوند:
- ورودی‌ها: مستندات، طرح، برنامه و غیره
- ابزارها و فن‌ها: مکانیسم اعمال‌شده به ورودی
- خروجی‌ها: مستندات، طرح، برنامه و غیره
دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office)
دفتر مدیریت پروژه واحدی سازمانی برای یکپارچگی و هماهنگی مدیریت پروژه‌های سازمان است. دفتر مدیریت پروژه می‌تواند بر مدیریت پروژه‌ها، طرح‌ها، پورتفلیوها و یا ترکیب آنها نظارت می‌کند. اختیارات و وظایف این واحد در سازمان‌های مختلف یکسان نیست و به این خاطر نمی‌توان ویژگی‌هایی کلی برای آن برشمرد. با این حال معمولا مدیریت منابعی که بین پروژه‌ها مشترک هستند، تعیین راهکارها و استانداردهای کلی، تعیین سیاست‌ها، روش‌ها و الگوها و در نهایت هماهنگی ارتباط‌های بین پروژه‌ها از وظایف این واحد به شمار می‌رود. به طور کلی می‌توان گفت که مدیران پروژه بیشتر منافع و موفقیت پروژه را در نظر دارند و دفتر مدیریت پروژه بیشتر بر منافع و موفقیت کلی سازمان متمرکز است.
نتایج بررسی‌های انجام شده نشان می‌دهند که سازمان‌های دارای دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office) نسبت به سازمانهایی که فاقد آن هستند به‌طور قابل توجهی قابلیت‌‌های مدیریت پروژه بالغ‌تری دارند. در حقیقت، ارتقای بلوغ دفتر مدیریت پروژه می‌تواند سطوح بلوغ مدیریت پروژه سازمان را ارتقا داده و برای سازمان مزیت رقابتی ایجاد نماید. همچنین در صورت وجود دفتر مدیریت پروژه در سازمان، بسترهای پیاده‌سازی مدیریت دانش بهبود می‌یابند و هرچه نقش پشتیبانی دفتر مدیریت پروژه بیشتر باشد، این بهبود چشمگیرتر خواهد بود.
میزان کنترل و نفوذ PMO بر پروژه‌ها به ساختار PMO در شرکت بستگی دارد که می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پشتیبانی: نقش مشاور و پشتیانی شامل فعالیت‌هایی همچون تهیه و ارایه فرمت‌ها، انتشار درس آموخته‌ها، آموزش، به اشتراک‌گذاری تجارب برتر و اطلاعات سایر پروژه‌ها. (سطح کنترل پایین)
- کنترلی: نقش پشتیبانی و کنترلی شامل فعالیت‌هایی همچون بررسی و کنترل تطابق با چارچوب و روش‌های مدیریتی، استفاده از فرمت‌ها، فرم‌ها و ابزارهای مشخص شده و تطابق با چارچوب حاکمیتی. (سطح کنترل متوسط)
- مدیریتی: نقش مدیریت و راهبری شامل فعالیت‌هایی همچون تخصیص مدیر پروژه به پروژه‌ها، دریافت گزارش از مدیران پروژه و مدیریت مستقیم پروژه‌ها. (سطح کنترل بالا)
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (Project Management Information System)
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (Project Management Information System) یک سیستم یکپارچه است که هدف آن تسهیل جریان‌های اطلاعاتی و ارتباطی بین ارکان و اجزای پروژه بوده و برای سرعت بخشیدن در امور تصمیم‌گیری مدیران، دسترسی به اطلاعات دقیق، صحیح و بروز پروژه‌ها، با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای مرتبط IMS و یا نرم‌افزارهای هوش تجاری بکار برده می‌شود. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) ساختاری منسجم از اطلاعات مورد نیاز یک سازمان برای اجرای موفقیت آمیز پروژه‌ها است. PMIS به طور معمول یک یا چند برنامه نرم‌افزاری و یک روش فرآیندی برای جمع‌آوری و استفاده از اطلاعات پروژه است. به بیانی دیگر سیستم اطلاعات مدیریت پروژه متشکل از ابزارها و تکنیک‌هایی است که برای جمع‌آوری، یکپارچه‌سازی و انتشار نتایج حاصل از فرایندهای مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این سیستم برای پشتیبانی از تمام جنبه‌های پروژه از شروع تا اختتام آن استفاده می‌شود و می‌تواند شامل سیستم‌های غیرخودکار و خودکار باشد. روش فرآیندی مورد استفاده برای جمع‌آوری و سازماندهی اطلاعات پروژه می‌تواند با روش‌های متداول مانند PRINCE2 مطابقت داشته باشد.
این سیستم‌های الکترونیکی به برنامه‌ریزی، اجرا، پایش، کنترل و اختتام پروژه كمك می‌كنند. سیستم‌های PMIS بسته به نیاز عملیاتی سازمان از لحاظ دامنه، طراحی و قابلیت‌ها متفاوت هستند. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه دسترسی به ابزارهایی مانند ابزار برنامه‌ریزی، سیستم مجوز کار، سیستم مدیریت پیکربندی، سیستم جمع‌آوری و توزیع اطلاعات یا رابط سایر سیستم‌های خودکار آنلاین را فراهم می‌کند. جمع‌آوری و گزارش خودکار شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) می‌تواند بخشی از این سیستم باشد. در مرکز هر PMIS مدرن یک نرم‌افزار قرار دارد. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه می‌تواند به سادگی یک سیستم فایل حاوی اسناد Microsoft Excel تا یک نرم‌افزار کامل و یکپارچه سازمانی متفاوت باشد. عموما یک نرم‌افزار PMIS یک برنامه چند کاربره است و می‌تواند مبتنی بر سرویس‌های ابری باشد و یا به صورت داخلی میزبانی شود.
سازمان‌های سراسر جهان به طور فزآینده‌ای به برنامه‌های نرم‌افزاری برای خودکار کردن فرآیندهای مدیریت پروژه اعتماد می‌کنند. به کارگیری PMIS عموما موجب بهبود درستی و دقت داده‌هایی است که براساس آنها شاخص‌ها و گزارش‌های عملکرد تهیه می‌شوند. همچنین برخی از مسئولیت‌های اصلی مدیریت پروژه مانند تهیه و بروزنمایی از رجیسترهای مختلف و مستندسازی درس آموخته‌های پروژه با استقرار یک سیستم مدیریت اطلاعات مناسب بسیار آسان‌تر می‌شوند. یک نرم‌افزار PMIS می‌تواند از کلیه حوزه‌های دانش مدیریت پروژه مانند مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت زمانبندی پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت منابع انسانی پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات پروژه و ذی اثران پروژه پشتیبانی نماید.