مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، بسته به رویکرد افراد مختلف، تعاریف متفاوتی در سازمانها می‌تواند داشته باشد. به طور کلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب و کار End To End با استفاده از مدل‌ها و سناریوهای متفاوت به منظور درک شیوه انجام فعالیت‌ها توسط یک سازمان بزرگ. این امر موجب ایجاد بینشی جدید برای ارائه توصیه و آزمون بهینه سازی‌ها و بهبودهای سازمانی شده و تکرار مجدد فرآیند برای بهبود مداوم و بهینه‌سازی فرآیند را باعث می‌شود. مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک فلسفه بهبودبرای سازمانهایی که خواستار به حداکثر رساندن فعالیتهای ارزش افزا است که هدفش دستیابی به بهبودهای مرحله‌ای در عملکرد فرآیندها می باشند.
برخی مزايای طراحی نظام مدیریت فرآیندها در سازمان به شرح زیر می‌باشد:
- تمرکز بر افزایش ارزش در سازمان
- جهت گیری بر اساس نتایج اندازه‌گیری‌های فرآیند
- افزایش اثربخشي فرآيند
- انگيزش براي اقدام در جهت بهبود
- اولويت بندي فرآيندهاي حاصل از اهداف سازمان
- مشارکت قوي تر کارکنان به وسيله ايجاد تيم‌هاي فرآيند
شکل(1): چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار
حركت از ساختار وظيفه‌اي به فرآیندی سازمان:
در پروژه های بهبود فرآیندهای سازمان، هدف حرکت سازمان از ساختار وظیفه ای به فرآیندی است. این عمل به مفهوم حذف ساختار وظیفه ای نیست بلکه هدف توجه و تمرکز به فرآیندهای کسب و کار سازمان و موثر و بهینه کردن آنها در جهت دستیابی به نتایج و اهداف سازمان می باشد. بین این دو ساختار تفاوت هایی وجود دارد. ساختارهای وظیفه ای بطور کلی بر لزوم سلسله مراتب مشخص و حیطه کنترل (Span of Control) تاکید دارد. در این ساختار هیچ یک از واحدها به صورت افقی با هم در ارتباط نیستند.
در نگرش فرآیندی هر فرآیند یک مشتری دارد و تمرکز بر فرآیند، منتهی بر تمرکز بهتر بر مشتری می شود و ایجاد ارزش بر روی محصول نهایی از فرآیندهای افقی حاصل می شود. در این نگرش با تعریف مرز فرآیندها، مشتریان و تأمین کنندگان فرآیندها، ارتباط های بهتر و درک کامل تری از نیازمندی های مشتریان حاصل می‌شود. با مدیریت کل فرآیندهایی که میان واحدهای سازمانی در جریان هستند، به جای مدیریت هر یک از واحدهای سازمانی، ریسک بهینه سازی های جزئی و دور شدن از بهینه سازی کلی کاهش می یابد. همچنین با مشخص کردن مالک فرآیندها که مسئول اصلی فرآیند است، از روش سنتی واگذاری مسئولیت به صورت سازماندهی وظیفه ای اجتناب خواهد شد.
برخی مزایای توسعه رویکرد فرآیندی به شرح ذیل می باشد:
- افزایش رضایت مشتریان بیرونی سازمان
- ارتقا سرعت گردش اطلاعات در سازمان
- ایجاد زیرساختهای لازم جهت پویایی و چابکی سازمان
- ارتقا نگرش سیستمی کارکنان سازمان
- ایجاد زیرساخت های اطلاعاتی به منظور تهیه گزارشات متنوع و کاربردی
- ایجاد آمادگی سازمان به منظور اجرایی نمودن استراتژی‌های تدوین شده
- شناخت فرآیندها از دیدگاه مشتریان (Service Oriented Architecture)
- مدیریت جریان خلق ارزش در سازمان (Value Stream Management)
- امکان بررسی و تحلیل ارزش فرآیند از دیدگاه ذینفعان مختلف سازمان
- ایجاد شناخت و تحلیلی جامع از سازمان برای کارکنان
- ایجاد دیدگاه مشترک بین کارکنان
- توسعه فرهنگ خود سنجی / خود ارزیابی
- شناسایی عوامل موثر بر پیشبرد استراتژی ها و تحقق اهداف سازمان
- توسعه زیر ساخت اطلاعاتی جهت ارزیابی عملکرد فرآیندها
لازم به ذکر است با بهره گیری از استانداردهای مدیریت کیفیت به روز شده می‌توان فرآیندهای جدید و کاربردی مانند فرآیند مدیریت ریسک، فرآیند مدیریت دانش و فرآیند مدیریت تغییر را در نقشه فرآیندهای سازمان اضافه نمود. همچنین با استفاده از چارچوب طبقه بندی فرآیندها (APQC) بصورت عمومی و یا اختصاصی می‌توان پس از شناخت وضع موجود به تحلیل شکاف فرآیندهای مورد نیاز در سازمان پرداخت و از این طریق برنامه ریزی بهبود فرآیندهای سازمان انجام می‌گردد.
مطالب مرتبط: مدیریت و بهبود فرآیندها ، فرآیند تغییر در سازمان