مدیریت اثربخش در جلسات سازمانی
مدیریت اثربخش در جلسات
مدیریت اثربخش در جلسات سازمانی از این حیث قابل تأمل است که جلسات بي‌حاصل بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. نتايج بررسي در مجله وال‌استريت نشان مي‌دهد كه در نقاط مختلف جهان، مديران عالي و مياني سازمان ها به‌طور متوسط در هفته حداقل 17 ساعت از وقت خود را در جلسات سپري مي‌كنند.
اين درحالي است كه آنها اظهار مي‌كنند تنها 56% از جلساتي كه در آن حضور داشتند مفيد بوده و بيش از 25% جلسات غيرضروري بوده و مي‌توانست ازطريق مكالمه تلفني يا ارسال يك يادداشت انجام گيرد.
باتوجه به اين آمار و ارقام مي‌توان اظهار نمود كه اگر جلسات غیر ضروری در سازمان ها حذف شود، حداقل 25% از زماني كه صرف جلسات مي‌شود كاهش یافته و مي‌توان با مدیریت اثربخش در جلسات، مابقی (75% جلسات) 20% ديگر از زمان صرف شده در جلسات را كاهش داد.
درنتيجه با برگزاري جلسات اثربخش مي‌توان زمان صرف شده توسط مديران در جلسات را از 17 ساعت در هفته به 10 ساعت كاهش داد.
جلسات بخش ناگزيري از محيط كاري مدرن است ولي برگزاري آن ها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد. در غير اين صورت به هيچ‌وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه‌هاي زير براي اثربخشي جلساتتان استفاده كنيد:
اهداف جلسه را مشخص كنيد: درطول مدت جلسه چه كاری انجام خواهيد داد. هدفتان چيست‚ براي برگزاري جلسه بايد اهداف مشخص و واضحي داشته باشيد. به‌عبارت ديگر آيا هدف شما از تشكيل جلسه تصميم‌گيري درمورد موضوعي يا حل مشكل، آموزش، اطلاع‌رساني و غيره است؟
اطمينان حاصل كنيد كه همه افراد شركت‌كننده در جلسه درباره موضوع جلسه اتفاق‌نظر دارند، به عبارت ديگر موضوع جلسه بايد براي همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاري جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف كردن وقت گرانبهاست.
دستورجلسه تنظيم كنيد: تقريباً دليل شكست همه تلاش ها ناشي از عدم برنامه‌ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند. قبل از اينكه هرفردی موضوعي را به جلسه تحميل كند، يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.
به‌عبارتي، فهرست همه موضوعاتی كه نياز به بحث درباره آن ها ضروریست و مقدار زماني كه هريك از موضوعات به خود اختصاص خواهد داد، مشخص كنيد.
شركت‌كنندگان در جلسه را محدود سازيد: معمولاً هنگامی که تعداد شركت‌كنندگان افزايش مي‌يابد، جلسه كم‌بازده مي‌شود. بنابراين، هنگام تصميم‌گيري در مورد تعداد افراد شركت‌كننده در جلسه، سخت‌گير باشيد.
اينكه چه كساني بايد به جلسه دعوت شوند بسته به توانايي افراد در كمك به موضوع جلسه و نياز افراد به آگاهي از موضوعاتی كه در جلسه مطرح مي‌شود خواهد داشت. مدير نبايد افرادي كه قادر نيستند نظر قاطع بدهند را به جلسه دعوت كند.
همچنين مدير بايد اطمينان حاصل كند كه آيا حضور همه شركت‌كنندگان درتمام طول مدت جلسه واقعاً ضروري است؟ اگر چنين نيست، به جاي اينكه برخي افراد در كل زمان جلسه حضور داشته باشند، مي‌توان آنها را به‌عنوان شركت‌كنندگان نيمه‌وقت در جلسه دعوت كرد.
بر موضوعات دستورجلسه تمركز كنيد: معمولاً جلسات هنگامی مفيد و اثربخش هستند كه توجه افراد به موضوعات دستورجلسه متمركز شود. هنگامی كه جلسه از موضوع اصلي خود منحرف شد و افراد درباره موضوعات غيرمرتبط صحبت مي‌كنند، رئيس جلسه باید به‌طور سريع و مو‌دبانه جلو ادامه اين صحبت ها را بگيرد.
وقت‌شناس باشيد: اگر قرار است جلسه‌اي در ساعت 8 شروع شود، آن را راس ساعت 8 شروع كنيد. برخي افراد دير به جلسه مي‌آيند و باعث مي‌شود افرادي كه سر وقت در جلسه حضور يافته‌اند منتظر افرادی باشند كه بدقول و بي‌ملاحظه هستند.
وقتي افراد بدانند كه جلسه رأس ساعت مقرر شروع مي‌شود، اغلب سروقت به جلسه خواهندرسيد.
زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد: جلسات نه تنها بايد رآس ساعت مقرر شروع شود بلكه بايد به موقع نيز تمام شود. معمولاً محدوديت زمان يك احساس فوريت ايجاد مي‌كند و باعث مي‌شود افراد شركت‌كننده در جلسه بر روي موضوعات جلسه متمركز شوند و از صحبت هاي بيهوده اجتناب كنند.
زمان جلسه را تعيين كنيد: بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 11 صبح و 4 بعدازظهر است. احتمال تمركز افراد به موضوعات جلسه، قبل از ناهار و حدود اتمام كار بيشتر است. با این وجود، سعي كنيد از برگزاري جلسات بلافاصله بعداز ناهار اجتناب كنيد.
بيشتر افراد بعداز صرف ناهار با كاهش انرژي مواجه مي‌شوند. همچنين بهترين زمان براي تعيين وقت جلسه بعدي، پايان جلسه است. به جاي اينكه براي اعلام جلسه آتي از دعوت‌نامه يا تلفن استفاده كنيد، هنگامی كه همه افراد در جلسه حضور دارند، زمان و مكان جلسه بعدي را تعيين كنيد.
جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد: هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه‌اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به‌وجود آيد. هر دقيقه وقفه‌اي كه در جلسه ايجاد مي‌شود، يك دقيقه از وقت گرانبهاي هريك از افراد شركت‌كننده در جلسه به هدر مي‌رود.
مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد: محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه، جلسه خوبي را تضمين نمي‌كند، اما اتاق جلسه نامناسب به نامطلوب شدن جلسه كمك مي‌كند. در انتخاب مكان جلسه راحتي رفت‌وآمد اعضا، محيط و فضاي جلسه از لحاظ سروصدا، نور، دما و تمركز حواس را موردتوجه قرار دهيد.
گروه مشاوران سرآمد کسب و کار (BCG)
مطالب مرتبط:نکاتی درباره مدیریت زمان
5 الگوی اثربخشی در سازمان