مدل های بهینه کاوی(بخش دوم)
مدل بهینه کاوی زیراکس
پیدایش بهینه کاوی به شکل امروزی آن به سال 1979 باز می گردد. زمانی که شرکت زیراکس آمریکا به سبب کاهش سهم خود از بازار و عرضه محصولات برابر با قیمت ارزان تر توسط رقبای ژاپنی مجبور به یافتن مشکل و برطرف نمودن آن شد، به صورت رسمی به ثبت رسید.
زیراکس مدل خود را بر اساس 10 مرحله ارائه کرد که در 5 گروه (برنامه ریزی تحلیل ادغام عمل و بلوغ) طبقه بندی شده است.
شکل(1): مدل بهینه‌کاوی زیراکس
هنگامی که بهینه کاوی در سطح شرکت های خصوصی اجرا شد (شرکت هایی مانند زیراکس)، تمرکز بر روی بهینه کاوی فرایند و یا میکروبنچ مارکتینگ بود. همان طور که در بخش های قبل اشاره شده است، بهینه کاوی به فعالیت هایی که مرتبط با خروجی و ورودی ها هستند می پردازد.
برنامه “رهبری توسط کیفیت” که توسط کرنز معرفی شده بود، انرژی مجدد در شرکت زیراکس ایجاد کرد. این برنامه موجب شد تا شرکت هزینه های تولید را کاهش دهد.
بهینه کاوی در مقابل شرکت های رقیب ژاپنی نشان داد که زیراکس محصولات خود را دو برابر دیرتر از رقبای ژاپنی به بازار ارائه می کند، با تعداد مهندسین چها ربرابر بیشتر، تغییرات طرح چهار برابر بیشتر و هزینه های طراحی سه برابر بیشتر!!!
همچنین معلوم شد هزینه های شرکت های ژاپنی از بابت تولید کالا، حمل و فروش برابر با هزینه های تولید شرکت زیراکس است.
همچنین بیش از 30000 خرابی در یک میلیون تولید تفاوتی در حدود 30 برابر بیشتر از رقبا را نشان می داد. بهینه کاوی نشان داد زیراکس برای رسیدن به سطح شرکت های ژاپنی سالانه نیاز به حدود 18 %رشد بهره وری دارد. پس از گذشت زمان اندکی از تکذیب چنین آماری، بالاخره مدیران زیراکس واقعیت را قبول کردند.
متا مدل عمومی
متا مدل در سال 1994 توسط اندرسون معرفی و سپس توسط IBC توسعه داده شده است. این مدل از 4 فاز کلی تشکیل شده و یکی از مزایای مهم این مدل انعطاف پذیری بالای آن در پاسخ به نیازهای کاربران است.
همچنین، باید توجه داشت که این مدل فقط مبنای فنی بهینه کاوی را پوشش می دهد. شکل کلی متا مدل عمومی در شکل زیر قابل مشاهده می باشد. در ادامه هر یک از این فازها تشریح شده اند.
شکل(2): مدل بهینه‌کاوی متامدل
طرح ریزی: در این فاز نیاز است که فرایند عملکردی مورد مطالعه قرار گیرد، همچنین داده ها و اطلاعات کلیدی که نیاز به اندازه گیری دارند شناسایی شده و بهترین مشارکت کننده بهینه کاوی تعیین می شود.
جمع آوری داده ها: در طول این فاز داده ها، اطلاعات داخلی و خارجی جمع آوری و به ترتیب مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.
آنالیز: این بخش نشان دهنده شکاف عملکرد بین “آنچه ” و “چه چیزی می تواند” مورد بهینه کاوی قرار گیرد، است. همچنین این فاز مشخص کننده بهترین روش های علمی است که توسط بی بی سی نیز به عنوان “مجموعه وسیعی از فعالیت ها که به بهبود اجرای بهترین روش ها کمک می کند” تعریف شده است.
تطبیق: در این فاز روش های شناسایی شده در مطالعه بهینه کاوی اجرا و مورد نظارت، قرار می گیرند.
مدل بهینه کاوی شرکت باین
این مدل که در سال 2017 معرفی شده از 6 فاز اصلی برای بهینه کاوی استفاده کرده است. در ادامه فازهای مدل بهینه کاوی شرکت باین معرفی شده اند.
- انتخاب محصول، خدمات یا فرایند جهت بهینه کاوی
- شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد
- انتخاب شرکت ها یا بخش های درون سازمان جهت بهینه کاوی
- جمع آوری داده ها در مورد عملکردها و اقدامات
- تحلیل داده ها و شناسایی
- تطبیق و پیاده سازی بهترین اقدامات، تدوین اهداف معقول و اطمینان از مقبولیت در سطح شرکت
جدول(1):موضوعات پوشش داده شده توسط مدل بهینه‌کاوی شرکت باین
شرکت ها این مدل بهینه کاوی را در حوزه های زیر مورد استفاده قرار می دهند:
بهبود عملکرد: بهینه کاوی به شناسایی عملکردها و بهبود کارائی عملیاتی و طراحی محصول کمک می کند.
شناخت از سطح نسبی هزینه ها: بهینه کاوی سطح نسبی هزینه های شرکت را آشکار ساخته و فرصت هایی جهت پیشرفت معرفی می کند.
بدست آوردن مزیت رقابتی: بهینه کاوی به شرکت ها کمک می کند بر قابلیت های کلیدی تمرکز کنند تا مزیت رقابتی کسب کنند.
افزایش سطح یادگیری سازمانی: بهینه‌کاوی ایده های جدیدی در سازمان ایجاد می کند و انتقال تجربیات را تسهیل می کند.
مدل واتسون:
مدل واتسون در سال 1992 در قالب شش مرحله تدوین شده است. این مدل مشابه مدل زیراکس با مراحل کمتر می باشد، مدل واتسون تمام مراحل اجرای یک برنامه بهینه کاوی را پوشش می دهد. در ادامه هریک از مراحل این مدل در قالب چند سوال مهم تشریح شده اند.
برنامه ریزی:
- فرایندهای سازمان چیست؟
- فرایندها چگونه اندازه گیری می شوند؟
- هدف عملکرد سازمان چه چیزی است؟
جستجو:
- کدام شرکت ها این فرایندها را بهتر اجرا می کنند؟
- کدام شرکت بهترین است؟
بازدید:
- فرایندهای شرکت های دیگر چه چیزی است؟
آنالیز:
- اندازه شکاف عملکرد چه میزان است؟
- چه شاخص هایی موجب شده اند که فرایندها بهترین باشند؟
تطبیق
بهبود:
- چگونه می توان این تغییرات، فرایندها را به موجب بهبود به اجرا درآورد؟
شکل(3): مدل بهینه‌کاوی واتسون
مدل کدلینگ:
مطابق این مدل بهینه کاوی یک فرآیند است و ویژگی برجسته آن هم دیسیپلین یا نظمی است که نیاز دارد و به اجراکنندگان تحمیل می کند. این مدل 4 مرحله اصلی دارد:
- برنامه ریزی
- تجزیه و تحلیل
- اقدام
- بازنگری
گرچه تمام این مراحل اهمیت دارند اما اگر زمان بیشتری برای برنامه ریزی گذاشته شود، در مراحل بعدی زمان بیشتری صرفه جویی می شود. کدلینگ (1992) در مدل خود اشاره می کند که مرحله بازنگری بخشی مجزا از سایر بخش ها است و به بازنگری برنامه ریزی تجزیه و تحلیل و اقدام می پردازد. نمای کلی بهینه کاوی شامل ورودی و خروجی است. سازمان برای اجرای بهینه‌کاوی نیاز به منابعی دارد که شامل منابع نرم افزاری مانند چشم انداز، تعهد، پشتکار و آموزش و منابع سخت افزاری مانند نیروی انسانی، منابع مالی و زمان است. نمای کلی این مدل در شکل زیر آمده است.
شکل(4): مدل بهینه‌کاوی کدلینگ(1992)
فرآیند بهینه کاوی زارنسکی:
بهینه کاوی یک اقدام فوق العاده پیچیده ای نیست، ولی نیازمند زمان کافی برای اجرای صحیح است.
زارنسکی یک فرایند 12 مرحله ای برای اجرای بهینه کاوی پیشنهاد داده است که می تواند بر موقعیت های ویژه تعدیل گردد. کلیات این فرایند در شکل زیر نشان داده شده است:
شکل(5): مدل بهینه‌کاوی زارنسکی
1.کسب حمایت مدیر ارشد: به عنوان اولین گام در بهینه کاوی، تعهد و حمایت مدیر ارشد یک فاکتور کلیدی برای موفقیت است.
2.توسعه بیانیه ماموریت: در اولین مراحل شروع و اجرای بهینه کاوی یک بیانیه ماموریت برای آن تدوین می شود که در آن سه تا پنج هدف اصلی پروژه برای کسب موافقت تیم ذکر می گردد.
3.برنامه ریزی: برنامه بهینه کاوی شامل تعریف محدوده بهینه کاوی است که در آن باید موافقت اعضای تیم کسب شود. همچنین محدوده فعالیت ها و فرایندهای مورد نظر در شرکای بهینه کاوی نیز باید به صورت شفاف تعیین گردند؛ چون ممکن است هر شرکتی برای خود ترمینولوژی و محدوده فرایندی متفاوتی برای موضوع مورد نظر مدیریت استراتژیک داشته باشد. تدوین فلوچارت فرایندی در این زمینه می تواند بسیار کمک کند. همچنین توسعه یک برنامه زمانی نیز در این مرحله توصیه می شود.
4.شناسایی مشتریان: مشتریان فرایندهای داخلی و خارجی نقطه تمرکز همه اقدامات بهینه کاوی هستند. در طی مراحل بهبود کارایی،ادراکات آنها برای تعریف محصولات و رسیدن به تغییرات در فرایندها برای ارتقای ادراک آنها از کیفیت بسیار حیاتی است.
5.اجرای تحقیق: مطالعات کتابخانه ای یک ابزار مفید برای شناسایی بهترین عملکردها می باشد و می تواند بازدیدها را از همان ابتدا مشخص کند. اطلاعات بیشتر می تواند از شش منبع دیگر نیز به دست آید: کتابها، مقالات، مجله ها، متخصصان، بانک های اطلاعاتی، انجمن های تخصصی و تامین کنندگان
6.شناسایی شرکای بهینه کاوی: شناسایی و برقراری تماس با شرکای بهینه کاوی در این مرحله انجام می شود. توصیه می شود قبل از برقراری تماس با آنها تا جای ممکن اطلاعات عمومی در موردشان گردآوری گردد تا فرآیند انتخاب به درستی صورت گیرد. ابتدا یک تماس اولیه با آنها صورت می گیرد تا ببینیم که آیا علاقمند به شرکت در بهینه کاوی هستند یا نه. پس از آن در مورد محدوده بهینه کاوی با آنها صحبت می شود و درصورت نیاز قرارداد و توافقنامه با آنها امضا می شود.
7.توسعه شاخص ها: فرایند پیمایش در جهت ارزیابی نیازمندی های مشتری تنظیم می شود. شما باید نیازمندی های مشتریان را دریافت کنید تا تلاش های بهینه کاوی را بر آنها متمرکز کنید. این اقدامات از طریق مصاحبه های رو در رو صورت می گیرد و پس از آن شاخص های مورد نظر برای برآورده کردن نیازمندی های مشتریان تدوین می شوند. با توجه به وجود تفاوت در ترمینولوژی شرکت ها، تعریف دقیقی از شاخص ها مورد نیاز است. همچنین به دلیل وجود تفاوت در زمینه های اجرایی، مقایسات خارجی بسته به موقعیت متفاوت خواهد بود و شاخص ها ممکن است به گونه متفاوتی بکار گرفته شوند.
8.توسعه و توزیع پرسش نامه ها: در این مرحله سوالاتی در قالب پرسشنامه برای شاخص ها تدوین می شود که بتوان اطلاعات مورد نیاز برای عمکرد را گردآوری کرد. سوالات باید به گونه ای شفاف و دقیق باشد تا از ابهام و تفسیرهای متفاوت جلوگیری کنند. بهتر است قبل از توزیع کامل پرسشنامه آن را در یک یا چند شرکت بصورت آزمایشی اجرا کنیم تا اثربخشی آن مورد آزمایش قرار گیرد.
9.گردآوری و تحلیل داده ها: پس از دریافت داده استراتژی می بایست یک سیستم گردآوری داده در سازمان وجود داشته باشد. اعتبارسنجی داده ها و انجام یکسری بررسی های اولیه قبل از گزارش گیری توصیه می شود.
10.شناسایی بهترین عملکردها: با استفاده از ابزارهای نمره دهی و ارزیابی بهترین عملکردها شناسایی می شوند. نکته ای که باید در نظر داشت این است که هر شرکتی ممکن است در حوزه خاصی بهترین باشد و بعید است یک شرکت در همه زمینه ها بهترین باشد.
11.اجرای سایت ویزیت و مصاحبه ها: برنامه ریزی برای سایت ویزیت به اندازه آماده سازی پیمایش اول مهم است. آنچه که مهم است آماده کردن لیست جامعی از سوالات درباره شیوه های اجرای کار شرکای بهینه کاوی است. می بایست ماتریس های مقایسه فرایندها تهیه گردد تا گزینه های مختلفی که برای اجرای فرایندها موجود است شناسایی گردند.
- ارائه یافته ها/ پایش نتایج: در این مرحله گزارش یافته ها برای شرکای بهینه کاوی و نیز خود مشتریان داخلی شرکت ارائه می شود. اقداماتی که در این خصوص باید انجام شود از این قرار هستند:
- اطمینان یابی در خصوص آمارها
- بررسی ناسازگاری ها
- ارائه سایر گزینه ها
- ارائه برآوردهای آماری
- اولویت بندی فرصت های شناسایی شده
- تعیین سطوح جدید عملکرد پس از تغییرات
- توضیح نحوه اندازه گیری فرایندها در آینده
- تعیین گام های آتی