عوامل موثر بر بهره‌وری و روشهای بهبود بهره‌وری
در سال 1972، فورستر مدلی را جهت تحلیل چرخه‌ی حیات توسعه اقتصادی كشور كانادا ارایه داده و توسط این مدل، رفتار سیستم اقتصادی كانادا در صورت مواجه شدن با محدودیت‌های توسعه اقتصادی از قبیل محدودیت مواد غذایی، ازدحام جمعیت و محدودیت منابع طبیعی، شبیه‌سازی و استراتژی‌های گوناگون توسعه اقتصادی جهت غلبه بر این محدودیت‌ها مورد آزمون و بررسی قرار گرفت.
این استراتژی‌ها عبارتند از: كنترل جمعیت، تشویق سرمایه‌گذاری، دستیابی به منابع طبیعی جهت سرمایه‌های خارجی، بازساخت منابع جهت استفاده مجدد از آنها، دورنمای توسعه اقتصادی كشور بر پایه منابع و همانند آنها. در واقع تا قبل از این تاریخ مدل‌ها و شیوه‌های ارتقای بهره‌وری تنها جهت شرایط عادی طراحی شده بود و ارتقای بهره‌وری در شرایط بحران مفهوم نداشت. اما از این تاریخ به بعد، ارتقای بهره‌وری جهت سه حالت عادی، حاد و بحرانی طراحی گردید. برخی از صاحب نظران عوامل موثر بر بهره‌وری در سازمان امل عوامل مربوط به نیروی انسانی (برخی از عمده‌ترین آنها عبارتند از، تعداد نیروی انسانی، تخصص، آموزش، حقوق و مزایا، احساس وابستگی و تعلق به محیط كار، تشویق)، عوامل مربوط به مدیریت (برخی از عمده‌ترین آنها عبارتند از، تخصص مدیریت، برنامه‌ریزی، سازماندهی و تشكیلات، رابطه مدیریت با كاركنان، آمار و اطلاعات، تحقیق و توسعه، سیاست‌ها و استراتژی‌ها)، عوامل وابسته به دولت یا عوامل زیربنایی (برخی از عمده‌ترین آنها عبارتند از، قوانین و مقررات، سیاست‌های حمایتی و تشویقی، نظام‌های كنترلی،تسهیلات زیربنایی مثل حمل و نقل و …)، امكانات و تسهیلات (برخی از عمده‌ترین آنها عبارتند از: زمین، ساختمان، تجهیزات و … )، تكنولوژی (كه عمده‌ترین عوامل در این رابطه عبارتند از: نوع فرایندها، اتوماسیون و سیستم مكانیزه، دانش فنی)، عوامل محیطی كه دربرگیرنده شرایط محیطی و محیط كار می‌باشد (عمده‌ترین آنها عبارتند از: بازار نیروی كار، بازار محصولات، عوامل زیست‌محیطی، جاذبه‌های محیطی، تغییرات اجتماعی و اقتصادی)، مواد و انرژی (مواد اولیه (كیفیت و قیمت آنها)، مواد مصرفی (كیفیت و قیمت آنها)، انرژی (كیفیت و قیمت آنها)) می‌گردد.
برخی دیگر از اندیشمندان، عوامل مؤثر بر ارتقای بهره‌وری در یك سازمان را شامل دو دسته عوامل درون و برون سازمانی دانسته‌اند كه هر یك از آنها می‌توانند بصورت عوامل قابل یا غیرقابل كنترل نمود یابند. پیش فرض اولیه این است كه عوامل درون سازمانی بعنوان عوامل قابل كنترل بوده و عوامل برون سازمانی می‌توانند بعنوان عوامل غیرقابل كنترل محسوب شوند.
عوامل خارجی (غیرقابل كنترل): به عواملی اطلاق می‌شود كه از خارج بر سازمان اثر می‌گذارد و تحت اختیار افراد و مدیران دورن سازمان نبوده، لاجرم سازمان باید خود را با تغییرات آنها منطبق سازد مانند قوانین و مقررات ملی، سیاست‌های بین‌المللی، آیین‌نامه‌ها و قوانین سالی و ….
عوامل داخلی (قابل كنترل): این عوامل تحت حیطه و اختیارات افراد و مدیران داخل سازمان است كه با تعمق و مدیریت صحیح می‌تواند با بهره‌روی بالا بكار گرفته شود این عوامل عبارتند از: عوامل سخت‌افزاری، عوامل نرم‌افزاری و عوامل انسانی.
در حالت ایجاد، تاسیس یا شروع فعالیت تاثیر توامان این سه عامل باعث بهره‌وری شده اما در زمان درگیری با فعالیت و تداوم كار، بدلیل اختیارات ویژه عامل انسانی در بهره‌گیری از سایر عوامل، این عامل نقش ویژه‌ای پذیرفته و محوریت پیدا می‌كند. در چنین شرایطی تاثیر سایر عوامل موثر در تابع تولید را می‌بایست بشكل دوگانه یعنی اثرات آن بشكل همزمان بر انسانها و اثرات آن بر روند فعالیتی، مورد بررسی قرار داد. توضیحات فوق نشان‌دهنده اهمیت نقش منابع انسانی، به عنوان موتور محركه بهره‌وری سازمان است.
بهره‌وری نیروی انسانی عامل اصلی شكل‌دهنده بهره‌وری كل عوامل تولید در سازمان بوده از اینرو در ابتدا باید عوامل مؤثر بر بهره‌وری نیروی انسانی را شناخت و در پی مدیریت مؤثر عوامل شناخته شده برآمد و به این ترتیب تغییر در بهره‌وری سایر عوامل را باید انتظار داشت.
از آنجا كه انسان خود مولد و مصرف‌كننده تكنولوژی است درك این نكته مشكل نیست كه چرا نیروی انسانی مهمتر از عامل توسعه اقتصادی- صنعتی به شمار می‌رود و چرا نقش كلیدی و محوری در ارتقای بهره‌وری برای انسان قایل شده‌اند؟ بر این اساس تنها انسان است كه می‌تواند كمیت و كیفیت كار خود را ارتقای داده، طرح‌های جدیدی ارایه كرده و با خلاقیت خود بر مشكلات فائق آمده و بر نیروی كار خود بیفزاید و راه‌های كاهش هزینه را بیابد و باعث تغییراتی در خود و محیط اطرافش شود. انسان نه تنها عامل بهره‌وری بلكه هدف آن نیز می‌باشد بدیهی است كه رشد انسان و بهره‌وری جزو جریان زندگی او بوده و این نیز مرهون حاكمیت اصول و وحدت‌بخشی بر تمام بنیادهای اجتماعی است.
بر این اساس در روند بهره‌گیری از نیروی انسانی در سازمان عوامل كلیدی موثر در بهره‌وری كاركنان می‌توانند بصورت توان یا آمادگی كار، شناخت شغل، حمایت سازمان، انگیزش یا تمایل، بازخورد عملكرد، اعتبار، ساز و كارهای محیطی و همانند آن در نظر گرفته شوند.
با وجود تمامی توضیحات ارایه شده بدلیل عدم امكان اتومایزه كردن كامل خطوط تولید و بهره‌گیری مداوم و انعطاف‌پذیر و هوشمندانه از ماشین، هنوز عامل انسانی به عنوان مهمترین و مؤثرترین عامل تولید بوده و در كمترین سطح بحث، چنانچه انسانها نتوانند از ابزار و تجهیزات پیشرفته و تكنولوژی استفاده مطلوب نمایند عملاً پیشرفت تكنولوژی فاقد كارایی لازم خواهد بود.
با وجود آنكه در دهه‌های اخیر مرتباً از پیدایش قدرت‌های اقتصادی جدید در عرصه رقابت بین‌المللی صحبت می‌شود (اكثراً در قسمت شرقی آسیا متمركز هستند)، چنانچه دلایل پیشرفت این كشورها بررسی شوند ملاحظه می‌گردد كه مهمترین عامل این رشد نگرش متفاوت این كشورها به نیروی انسانی در مقایسه با كشورهای پیشرفته غربی است. از آنجا كه كارگران جزء لاینفك روند تولید و ارائه خدمات در یك شركت بوده و در عین حال عضو جامعه‌ای هستند كه سازمان نیز به آنها تعلق دارد، ارزش‌های كارگر به عنوان عضوی از جامعه تعیین‌كننده رفتار او در چارچوب شركت می‌باشند و شركت برای افزایش بهره‌وری باید ارزش‌های كارگران را مد نظر قرار داده، نظام تولید و مدیریت خود را چنان طراحی و تنظیم كند كه با ارزش‌های در حال دگرگونی كاركنانش تناسب داشته باشد.
از طرف دیگر، اساس توسعه و پیشرفت و حیات و بقای جامعه در گرو تولید بوده و در عصر حاضر تغییر در الگوی مصرف و تولید با بكارگیری تكنولوژی پیشرفته و روشهای نوین تولیدی، بیش از هر زمانی مدنظر قرار گرفته است. در چنین شرایطی بهره‌وری تنها عاملی جهت رشد اقتصادی به حساب نمی‌آید بلكه نخست به عنوان مكتبی مطرح می‌شود كه سعی در بهبود وضع موجود دارد بنابراین از این دیدگاه انسان می‌تواند فعالیت‌ها و وظایفش را هر روز بهتر از قبل انجام دهد. گرایش عمومی در بهره‌وری حول محور انسان و ارتقای دانش و توانایی‌های انسانی، انگیزش و خلاقیت، بهبود وضعیت روانی، فیزیكی و بطور كمی و كیفی منابع انسانی فعال و خلاق متمركز می‌باشد.
چنانچه مدیریت یك سازمان كه هدفش افزایش كارایی واحد مربوطه باشد، نگرش خویش نسبت به نیروی انسانی و كاركنان تحت اختیار خود را از سخت‌افزارهایی با مشخصه‌ها و ابعاد فیزیكی و فیرزیولوژیكی، به موجوداتی اندیشمند، مبتكر و خلاق با مشخصه‌های روحی، روانی و احساسی تغییر دهد، می‌تواند با استفاده از تلاش و تحرك این عامل در كوتاه مدت، انتظار توسعه بهره‌وری در سطوح نامحدود و برای افق‌های بلند مدت را داشته باشد. اعمال نظارت و مدیریت مكانیكی در یك سازمان، موجب رشد بهره‌وری گردیده اما این امر تداوم چندانی نخواهد یافت و آرام آرام به سمت مقدار ثابتی میل خواهد نمود در حالیكه بر خلاف الگوی رشد بهره‌وری در سازمانهای مكانیكی، در سازمان‌هایی كه استراتژی مدیریت ارگانیكی بر آنها حاكم است، در آغاز كار، بهبود قابل توجهی در مقدار شاخص بهره‌وری ملاحظه نخواهد شد اما چنانچه مدیران بر حفظ و تداوم هویت ارگانیكی سازمان پایدار بمانند بتدریج بر سرعت رشد شاخص بهره‌وری افزوده شده و اصول بهره‌وری با مرزهای نامحدود و افق‌های بلند مدت تحقق‌پذیر می‌گردد.
برخی از اندیشمندان، بجای تشریح عوامل موثر بر بهره‌وری، اقدام به تشریح راه‌كارهای ارتقاء بهره‌وری كرده‌اند. پیش فرض اولیه در چنین شرایطی این است كه اقدامات اولیه جهت بهره‌وری یك سیستم (در هر سطحی) اجرا شده و می‌بایست در گام بعدی اقدام به ارتقای آن و بهبود شرایط سیستم نمود. بر این اساس، نظریه اقتصاد مدیریت یك عامل خاص یا گروهی از عوامل را تحت هر شرایطی، بعنوان عامل بهبود بهره‌وری محسوب نكرده و معتقد است راه‌های منطقی برای ارتقای بهره‌وری وجود داشته كه باید هر سازمانی بر حسب مقتضیات خویش آنها را شناخته و بكار گیرد.
تجارب موجود گویای وجود روشهای عدیده جهت افزایش بهره‌وری در یك سیستم می‌باشد برخی از این موارد عبارتند از:
- افزایش تولید نهایی در شرایطی كه سهم و میزان استفاده از عوامل تولید در روند تولید نسبت به گذشته به صورت ثابت حفظ شود (تغییر در روش‌ها و شیوه‌های تولیدی و مدیریت مطلوبتر).
- حفظ تولید به میزان قبل، ضمن صرفه جویی محسوس در روند استفاده از عوامل تولید (استفاده كاملا بهینه از عوامل تولید و كاهش ضایعات مواد اولیه در جریان تولید).
- تركیب دو حالت قبل یعنی بهره‌گیری از تكنولوژی پیشرفته كه از یك طرف موجب افزایش تولید و از طرف دیگر باعث صرفه‌جویی عوامل تولید می‌شود.
- روش چهارم مبتنی بر اصلاح و بهبود مراحل مختلف پروسه تولید به منظور كاهش ضایعات می‌باشد.
در واقع در تمامی این روش‌ها بهره‌گیری مطلوبتر از ورودی‌ها، بسترهای فعالیتی، فرایندها و خروجی‌ها مطرح می‌باشد و عامل اعمال چنین تغییراتی را می‌توان شامل نیروی انسانی (مدیریت و كاركنان)، تكنولوژی نوین و در نهایت تغییرات محیط فعالیتی در ابعاد گوناگون دانست. نگاهی گذرا به بهره‌وری در كشورهای گوناگون نیز نشان‌دهنده محوریت یكی از عوامل ذكر شده یا تر كیبی از چند عامل است. بعنوان مثال بهبود بهره‌وری كشور ژاپن ناشی از روشهای مدیریت می‌باشد. بهبود بهره‌وری در آمریكا ناشی از نظام سرمایه‌داری و فزون‌طلبی آن نظام بوده است. بهبود بهره‌وری در كشور آلمان تا حد زیادی وابسته به فرهنگ و شرایط نیروی كار در نظر گرفته شده است. محققان بیان داشته‌اند كه در كشور استرالیا بهبود بهره‌وری تا حد زیادی وابسته به استفاده از تكنولوژی نوین و بهره‌گیری از شیوه‌های جدید تولید می‌باشد. سویس كشوری است كم و بیش مشابه كشمیر كه از نظر طبیعی یكی از فقیرترین كشورهای جهان است لكن به لحاظ غنای فكری و مهارتی و در نتیجه بهره‌وری بیشتر توانسته جایگاه شایسته‌ای در بین كشورها برای خویش كسب كند. آلمان و ژاپن در جنگ جهانی دوم با وجود آنكه از هستی ساقط شدند ولی امروز پس از نیم قرن هر دو از توسعه یافته ترین كشورها محسوب می‌شوند. صادرات صنعتی چهار كشور خاور دور (كره‌جنوبی، تایوان، سنگاپور و هنگ‌كنگ)كه در حال پیشرفت اقتصادی هستند (چهار اژدها) در طی ده سال 1978-1988 دو برابر شده كه 10درصد كل صادرات جهانی را تشكیل می‌دهد كه نشان دهنده رشد بهره‌وری در این كشورها است.
در حوزه‌های اجرایی و جهت ارتقای بهره‌وری نیروی انسانی درسازمان‌ها می‌توان از دو طرح پیشنهادی ذیل استفاده نمود.
- طرح انگیزش كاركنان برای افزایش تولید و كاهش هزینه‌های مصرفی: هدف ارتقای سطوح كمی و كیفی تولیدات و كاهش هزینه‌ها است و محور اصلی این عوامل نیز نیروی كار بوده از این رو مشاركت دادن كاركنان در منافع ناشی از ارتقای مهم خواهد بود.
- طرح بهره‌وری مرتبط با ارزش افزوده: هدف از این طرح ارتقای سطح تولید و تلاش در جهت افزایش ارزش‌افزوده و ایجاد تناسب بیشتر مزد و بهره‌وری است.
توجه به بهره‌وری و الزامات مربوط به بهبود آن می‌تواند با نگاهی جبرانی (جبران عقب‌ماندگی‌ها)، ترمیمی (اصلاح روند‌های موجود) یا تكاملی (پایدار و تداومی) صورت پذیرد و همانگونه كه در مباحث پیشین بیان گردید، برنامه‌های بهبود بهره‌وری می‌تواند بشكل:
الف. خاص (همگراسازی برنامه‌های بهبود و بهره‌وری با برنامه‌ها استراتژیك و عملیاتی در سازمانهای تخصصی كه عمدتا تاكتیكی و تكنیكی هستند)
ب. عام (بهره‌گیری از اصولی كه در تمامی سازمان‌ها قابلیت كاربرد داشته و وابسته به وظیفه‌مندی سازمان نبوده و عمدتا تكنیكی است)، همچنین در سه روش الف متمركز بر سیستم، ب. متمركز بر سایر سیستم‌های فعالیتی مستقر در كنار سیستم اولیه و در نهایت
ج. متمركز بر شرایط و تغییرات محیطی صورت پذیرد.
در برداشتی حداقل‌گرا، بهبود بهره‌وری را می‌توان به معنی بهبود، توسعه و ارتقای قابلیت‌ها و توانایی‌های هر نظامی در تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها و همچنین ارتقای سطح فعالیتی نظام اولیه طراحی شده و ارتباط و ارتقای آن در روند برقراری تعامل با دیگر زیرنظام‌ها یا نظام‌های كلی‌تر طراحی شده یا فعال دانست.
از جمله روشهای بهبود بهره‌وری نیز می‌توان به روشهای نوآورانه مدیریتی یا علمی ـ تكنولوژیكی جهت بهبود مستمر فرآیند عمل سیستم طراحی شده (روشهای نتیجه‌گرا یا فرآیندگرای متمركز بر سیستم) و یا به روشهای نوآورانه جهت برقراری ارتباط مطلوبتر سیستم طراحی شده با دیگر زیرسیستم‌ها و سیستم‌های كلان (ورای نوع ارتباط همانند هژمونی، ادغام افقی و عمودی، همكاری و مشاركت، اتحاد استراتژیك و…) اشاره نمود.
در نهایت اینكه بهبود بهره‌وری می‌تواند با توجه به یكسری فرصت‌ها، توسعه یافتگی‌ها، زیرساخت‌ها و امكانات فراهم شده در محیط‌های فعالیتی (بدون نیاز به تغییر چندان سیستم فعالیتی یا سایر سیستم‌های همكار) صورت پذیرد، عواملی همانند توسعه تكنولوژی‌های ارتباطی، امتیازات و حمایت‌های ارایه شده توسط قوانین مصوب و غیره از اینگونه می‌باشند. آنچه كه در تمامی روشهای سه گانه مطرح در بالا مشترك می‌باشد، محوریت عامل انسانی یا منابع انسانی است هر چقدر نظام مورد اشاره یا مورد نظر جهت بهبود بهره‌وری انسان ساخت‌تر و مداخله شده‌تر (بعبارتی مصنوع شده) باشد (همانند سازمان) اهمیت توجه به عامل انسانی (مدیریتی، كاركنان، نظارتی، برنامه‌ریزی و سیاستگذاری، هدایتی و…) در آن بیشتر خواهد بود. همچنین باید توجه داشت كه سیستم‌های طراحی شده، خاصه سازمان‌ها، عمدتاً سیستم‌های مقطعی و موردی نبوده، لذا در كنار بهبود مستمر بهره‌وری، باید نگرش استراتژیك به بهره‌وری با هدف پیوند دهی روشهای بهبود متمركز بر درون سیستم‌ها به دیگر روشهای بهبود بهره‌وری شامل روشهای متمركز بر سایر بسترهای موجود و روشهای بهبود بهره‌وری متمركز بر شرایط محیطی و تغییرات ایجاد شده در آن، وجود داشته باشد. براین اساس اگر چه در فرآیند مدیریت بهره‌وری، از برنامه‌های خاص بهبود استفاده می‌شود، اما توفیق در بهبود مستمر بهره‌وری، مستلزم هماهنگی این برنامه‌ها با دیدگاه بلندمدت و استراتژیك در بهره‌وری است.
در همین راستا اگر سازمانی بهره‌وری را بعنوان موضوعی استراتژیك بپذیرد، مسلماً اجرای برنامه‌ای خاص از بهره‌وری، قادر نبوده پاسخی مناسب به چالش‌های سازمان ارایه دهد و می‌بایست نوع فرآیند همگرا با دیگر اجزای سازمان برای بهبود بهره‌وری برقرار کرده و در قالب آن برنامه‌های متعدد با توجه به وضعیت سازمان تعریف و اجرا گردند. چنین فرآیندی، مستمر و پیوسته بوده و پس از شكل‌گیری به عناصر جدایی ناپذیر عملكرد سازمانی تبدیل گردیده و بصورت چرخه‌ی مستمری از فعالیت‌های اندازه‌گیری و تشخیص وضعیت موجود، ارزیابی راه‌حل‌های مناسب، برنامه‌ریزی برای اجرا و پیاده‌سازی آنها، بصورت برنامه‌های مشخص، در كلیه سطوح و بخش‌ها به مورد اجرا گذاشته می‌شود.
بسیاری از صاحب نظران، اجرا و شروع برنامه‌های بهبود بهره‌وری (ابتكار یا وام گرفته شده) را وابسته به درك تفاوت‌های زمینه‌های مختلف فرهنگی و اجتماعی و ایجاد نگرش مثبت بعنوان زیربنای فرآیند بهبود بهره‌وری و كیفیت دانسته و بعد از آن استفاده از تكنیك‌های گوناگون را توصیه می‌كنند.