شاخص های بهره وری در لایه های مختلف سازمان کدامند؟
همان‌گونه که صحبت از بهره وری بدون وجود نگرش راهبردی حرفی عبث و بیهوده است، بدون توجه به بهره وری نیز نمی‌توان راهبردهای قابل اتکایی داشت. براین اساس، اگر بخواهیم پایش جامعی از وضعیت بهره وری سازمان داشته باشیم، باید در تمامی سطوح سازمان امکان ارزیابی بهره وری را فراهم بیاوریم. مبتنی بر نگرش راهبردی، سازمان در سه لایه اصلی راهبردها، برنامه‌ها و فرآیندها قابل‌بررسی و تحلیل هست. بر همین اساس جامعیت اندازه‌گیری بهره وری وابسته به ارزیابی بهره وری در سه لایه ذکرشده است. هرچه به سمت لایه‌های راهبردی سازمان نزدیک شویم، اثربخشی به‌عنوان شاکله اصلی شاخص‌های بهره وری خودنمایی کرده و اهمیت بیشتری می‌یابد. و هرچه به لایه‌های فرآیندی نزدیک شویم، نقش شاخص‌های کارایی پررنگ‌تر می‌شود. شاخص های بهره وری در سطح سازمان را در سه بخش تعریف می کنند: 1- لایه راهبردی 2- لایه برنامه های سازمان 3- لایه فرایندهای سازمانلایه راهبردی
در این لایه آنچه برای سازمان دارای اهمیت است، توفیق در تحقق اهداف راهبردی (بلندمدت) و به‌تبع آن اهداف کوتاه‌مدت مترتب بر اجرای راهبردها هست. بر این اساس در لایه راهبردی، اثربخشی به مفهوم درجه تحقق اهداف، حرف نهایی را خواهد زد. در لایه راهبردی، اثربخشی در دو بخش پایش می‌شود. بخش اول، درجه توفیق سازمان در تحقق اهداف بلندمدت است. بخش دوم، توفیق سازمان در تحقق اهداف کوتاه‌مدت است که از اجرای راهبردها حاصل می‌گردد. بر این اساس، درجه توفیق سازمان در تحقق اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت میزان اثربخشی سازمان را در لایه راهبردی نشان می‌دهد. در نظام ارزیابی راهبردی عمدتاً سه نوع شاخص مدنظر است. دسته اول، شاخص‌هایی که ارزیاب معیارهای کلیدی نتایج (Key Result Indicator (KRI است. مجموعه این شاخص‌ها اغلب برای ارزیابی میزان تحقق اهداف بلندمدت مورداستفاده قرار می‌گیرد. دسته دوم، شاخص‌های عملکردی (Performance Indicator (PI می‌باشد که در حوزه‌های مختلف عملکردی سازمان تعریف‌شده و پایش می‌گردد. دسته سوم (Key Performance Indicator) KPI است که پایش مستمر و لحظه‌ای آن ضروری و غیرقابل‌اجتناب است. شاخص‌های دسته دوم و سوم برای ارزیابی اهداف کوتاه‌مدت سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرد.لایه برنامه‌های سازمان
در این لایه بر اساس شناختی که از برنامه‌های سازمان حاصل می‌شود، نسبت به تعریف شاخص‌های ارزیابی کارایی و اثربخشی برنامه، اقدام می‌گردد. به‌عبارت‌دیگر، عملکرد هر برنامه با منبع مورداستفاده و همچنین درجه تحقق اهداف برنامه‌ای و پیامدهای آن می‌بایست موردبررسی قرار گیرد. به‌تبع این شناخت، نهاده‌هایی که برای اجرای این برنامه مورداستفاده قرارگرفته، شناسایی می‌شود. ازآنجایی‌که در این سطح علاوه بر اهداف برنامه‌ای میزان منابع مورداستفاده در برنامه نیز حائز اهمیت است، شاخص‌های اثربخشی و کارایی از درجه اهمیت یکسانی برخوردارند. برای تعریف شاخص اختصاصی در سازمان در سطح برنامه، برداشتن گام‌های زیر الزامی است: گام اول: احصاء برنامه‌های سازمان بار رجوع به‌نظام برنامه‌ریزی سازمان، برنامه‌های اصلی احصاء می‌گردد. در احصاء برنامه‌ها، توجه به مؤلفه‌های حاکم بر تعریف برنامه بسیار حائز اهمیت هستند. نظام برنامه‌ریزی هر سازمان دارای مشخصات زیر است:- هر برنامه دارای هدف مشخص است.
- هر برنامه در یک دوره زمانی خاص معنی پیدا می‌کند.
- هر برنامه جهت اجرا و عملیاتی شدن نیازمند منابع مشخص است.
- هر برنامه متشکل از مجموعه‌ای از فعالیت‌های مشخص بوده که دارای شروع و خاتمه معین است. و سهم مشخصی از برنامه را به خود اختصاص می‌دهد.
لایه فرآیندهای سازمان
در این سطح بر اساس شناسایی فرآیندهای اصلی سازمان نسبت به تعیین ستانده حاصل از اجرای فرآیند در سطوح خروجی، نتیجه و پیامد اقدام می‌شود. به‌عبارت‌دیگر بررسی می‌شود هر فرآیند اصلی بر اساس میزان بهره‌گیری از منابع در اختیار، چه میزان خروجی تولید کرده است. آیا این خروجی در درون دامنه کیفی تعریف‌شده برای فرآیند قرار می‌گیرد و میزان اثرگذاری این فرآیند در تحقق اهداف برنامه‌ای مرتبط با آنچه میزان است. نهایتاً شاخص‌های کارایی و اثربخشی فرآیند مبتنی بر مؤلفه‌های اشاره‌شده تعریف می‌شوند. ازآنجایی‌که در این لایه، روش اجرایی حاکم بر فرآیند از اهمیت بسزایی برخوردار است، لذا شاخص‌های کارایی نسبت به شاخص‌های اثربخشی اولویت‌دارند. برای تعریف شاخص اختصاصی سازمان در سطح فرآیند، برداشتن گام‌های زیر الزامی است: گام اول: احصاء فرآیندهای اصلی سازمان با رجوع به‌نظام مدیریت فرآیند سازمان، فرآیندهای اصلی سازمان احصاء می‌شوند. در شناسایی فرآیندهای اصلی توجه به مؤلفه‌های حاکم بر آن‌ها بسیار حائز اهمیت است. نظام مدیریت فرآیند در هر سازمان دارای مشخصات زیر است:- فرآیندهای اصلی ارائه‌دهنده محصولات اصلی به مشتریان نهایی است.
- هر فرآیند دارای مجموعه‌ای از شاخص‌های کیفی است که حدود پذیرش فرآیند را تعیین می‌نماید.
- تعامل مابین فرآیندهای اصلی، مدیریتی و پشتیبانی سازمان می‌بایست کاملاً مشخص باشد.
- در ارزیابی هر فرآیند توجه به سنجه‌های نتیجه گرا بسیار اهمیت دارد.
- ایجاد تعامل و یکپارچگی میان نظام مدیریت فرآیند، نظام برنامه‌ریزی و مدیریت راهبردی حائز اهمیت است.
شاخص های بهره وری