برنامه‌ریزی بهبود بهره‌وری
مرحله سوم از چرخه‌ی مدیریت بهره‌وری، برنامه‌ریزی بهره‌وری است. در این مرحله با اطلاع از نقاط قوت و ضعف و فرصت‌های بهبود در مرحله قبلی، اهداف و استانداردهای لازم در هر زمینه تعیین و برای ایجاد بهبود و افزایش بهره‌وری در سازمان از طریق تحلیل گزینه‌ها و راه‌حل‌های مختلف برنامه‌ریزی می‌شود در روند طراحی و پیاده‌سازی مرحله بهبود باید بشدت توجه داشت كه، بهبود با سایر راه‌های ارتقای تولید، سودآوری، نوآوری، افزایش كارایی و اثربخشی و در كل واژگان مشابه با بهره‌وری كه تمركز زیادی بر توسعه فیزیكی منابع (به ویژه سرمایه) و كاهش مصرف دارند، اشتباه گرفته نشود. در این مرحله، موارد زیر دنبال می‌شود:
الف – سازوكار طراحی مطلوب: در این مرحله، برای بهبود بهره‌وری لازم است به صورت دائمی وضعیت‌های مطلوبی طراحی كرد. بهبود بهره‌وری بدون نگریستن به وضعیت‌های آرمانی امكان‌پذیر نیست. ضروری است كه پیوسته به شكل فرایندی روی وضعیت مطلوب كار شود.
ب – مرحله فرهنگ‌سازی: چرخه‌ی بهبود بهره‌وری در سازمان یک حركت جمعی و سازمانی است كه همه افراد سازمان در رده‌های مختلف بایستی درگیر آن شوند. بنابراین، فرهنگ‌سازی و تبدیل آن به صورت یک فرهنگ سازمانی كمک زیادی به استقرار و نهادی شدن آن می‌كند. با آموزش و اطلاع‌رسانی می‌توان امكان پذیرش بهبود مستمر توسط كاركنان سازمان را فراهم ساخت.
ایجاد فرهنگ كار محوری لازمه بهبود است. در فرهنگ كار محوری تاكید اصلی بر روی موفقیت‌ها و دستاوردهای موجود در كار است. این امر دلیل وجود و بقای سازمان است و هیچ چیز نمی تواند در این هدف بزرگ مداخله كند.
ج – مرحله‌ی عاطفی كردن بهبود بهره‌وری: برای بهبود بهره‌وری در سازمان ابتدا باید آن را شناخت. كاركنان سازمان بایستی علاقه‌مند به بهبود بهره‌وری باشند و آن را دوست داشته باشند. به عبارت دیگر، بهره‌وری بایستی با عواطف و احساسات كاركنان عجین گردد و به نتایج آن ایمان آورند. استقرار دائمی چرخه بهبود بهره‌وری بدون عاطفی كردن آن در سازمان موقتی و مقطعی خواهد بود. اساساً ارتباط عاطفی با بهره‌وری به این دلیل است كه به حسن نیت منتهی می‌شود و این موضوع باعث خواهد شد كه كاركنان بهترین تلاش خود را به كار ببندند و از جان مایه بگذارند.
د – مرحله ساختارسازی: در این مرحله بایستی كانال‌های حركت فردی و جمعی در سازمان تعریف شوند و اینكه كاركنان چگونه میزان بهره‌وری را بالا ببرند، نیاز به بسترسازی دارد. بنابراین، در این مرحله بایستی مسیر فعالیت‌های افراد سازمان مشخص و تعریف شده باشد.
هـ- مرحله عمل: بهره‌وری، عمل به فرهنگ‌های ایجاد شده مطلوب سازمانی است. در مرحله عمل، كاركنان سازمان در همه سطوح و متناسب با ماموریت خود بایستی دست به كار شوند و در جهت بهبود بهره‌وری دست به فعالیت‌های فكری و عملی بزنند.
و – مرحله بازنگری: آنچه به چرخه مدیریت بهبود بهره‌وری مشروعیت می‌دهد بازنگری است. با بازنگری، مجموعه فعالیت‌های انجام شده در سازمان در فرایند چرخه بهبود بهره‌وری می‌توان بهبود مستمر بهره‌وری را تضمین كرد.
جهت بهبود بهره‌وری، استراتژی‌های مختلفی وجود دارد كه برخی از آنها عبارتند از:
استراتژی ثبات خروجی و كاهش ورودی‌های: در این استراتژی میزان خروجی‌ها (ستاده‌ها) در حد لازم و استاندارد است و به عبارت دیگر نیازی به افزایش خروجی‌ها نبوده، اما با ثابت نگه داشتن این میزان خروجی‌ها نبوده، اما با ثابت نگه داشتن این میزان خروجی، تلاش می‌شود تا ورودی‌ها كاهش یابد و از این طریق حاصل كسر افزایش یابد.
استراتژی كاهش ورودی و خروجی‌ها:در این نوع تلاش می شود با كاهش خروجی‌ها و كاهش بیشتر ورودی‌ها، نسبت كلی كسر حاصل افزایش یابد. این استراتژی مناسب شرایطی است كه بهره‌وری از ورودی‌ها صورت گرفته است و خروجی‌ها كه حاصل می شود از اهمیت و ارزش چندانی برخودار نیستند.
استراتژی رشد خروجی، ثبات ورودی: در این استراتژی، تلاش می‌شود بدون اضافه كردن هیچ یک از ورودی‌ها، از ظرفیت‌های بلااستفاده فنی، انسانی، مالی و… استفاده می‌شود. این استراتژی هنگامی مطرح می‌شود كه امكان اضافه كردن وردی‌های جدید وجود ندارد و ظرفیت‌های بلااستفاده‌ای وجود دارند كه از آنها به خوبی بهره‌برداری نمی‌شود.
استراتژی‌های افزایش ورودی برای افزایش خروجی: در برخی از این شرایط امكان وجود دارد كه با اضافه كردن برخی از ورودی‌ها مانند منابع انسانی، مالی، تجهیزات و… امكان رشد بهره‌وری را فرآهم آورد این نوع استراتژی بیشتر مورد علاقه طراحان و استراتژیست‌های غربی است.
استراتژی كاهش ورودی، رشد خروجی: با این استراتژی، كلیه ورودی‌های زائد و بلاصرف حذف شده و همزمان تلاش می‌شود كه خروجی‌ها، حداكثر رشد را داشته باشند. این استراتژی برای شرایطی مناسب است كه امكان كاهش ورودی‌ها وجود داشته باشد و از ورودی‌ها بتوان به گونه‌ای دیگر بهره گرفت و همزمان هم امكان بالا بردن خروجی‌ها را داشت.
علاوه بر استراتژی‌های بهبود، روش‌های عدیده‌ای نیز جهت بهبود وجود دارد و برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
- بهبود طراحی محصول برای افزایش خروجی از طریق بهبود كاركرد، قابلیت اطمینان یا ظاهر زیبا
- بهبود روش‌های تولید كه می‌توانند منجر به كیفیت یا قابلیت اطمینان بیشتر محصول و كاهش هزینه‌ها ضایعات شود.
- افزایش سرمایه‌گذاری سرمایه برای بهبود فرآیند‌های تولید و تحویل.
- افزایش عملكرد نیروی انسانی برای كاهش هزینه‌های تولید و تحویل.
- افزایش سطح مشاركت نیروی انسانی برای كمک به بهبود كیفیت و عملكرد نیروی انسانی.
- تحقیق و توسعه مؤثر برای افزایش خروجی با تأمین ورودی‌های مناسبتر، فرآیند‌ها و خدمات بهتر و استفاده بهتر از منابع.
- هدف‌گذاری یعنی تعیین اهدافی كه باید توسط سیستم كسب شود.
- برنامه‌ریزی یعنی مشخص كردن مراحل و وظایفی كه برای دستیابی به اهداف باید انجام شود.
- بررسی و پیگیری یعنی سنجش پیشرفت به سوی اهداف و منابع مصرف شده در طی فرآیند.
- كنترل یعنی مقایسه عملكرد بررسی شده با عملكرد برنامه‌ریزی شده و انجام اقدام‌های اصلاحی در صورت نیاز.
- رهبری و انگیزش در كل فرآیند به شكل مناسب.
بهره‌گیری از سرمایه گذاری‌هایی كه تأمین‌كنندگان ورودی‌ها، رقبا و سازمان‌های مشابه در داخل و یا خارج انجام می‌دهند.