اهداف، ضرورت و نتایج پیاده‌سازی مدیریت دانش
امروزه بسیاری از سازمان‌ها به نقش و تأثیر بسزای دانش و مدیریت مؤثر بر آن در ارتقای موقعیت کسب و کار و نیز افزایش رضایتمندی ذی‌نفعان خود پی برده‌اند. تعدد تحقیقات علمی و تجارب پیاده‌سازی مدیریت دانش مؤید آن است که در عصر حاضر این رویکرد نوین مدیریتی به عنوان راهکاری جهت دستیابی به مزیت رقابتی پایدار برای سازمان‌ها مورد توجه فراوان قرار گرفته است. اما نکته حائز اهمیت در این میان آن است که مدیریت دانش مانند هر رویكرد مدیریتی دیگری جهت پیاده‌سازی مؤثر و منطبق بر مقتضیات و شرایط سازمانی و نیز نیازهای دانشی در سازمان مورد نظر، نیازمند الگوی جامعی است که در بردارنده فرآیندهای اصلی مدیریت دانش، توالی و چگونگی پیاده‌سازی آنها باشد. الگوی جامع مدیریت دانش همچنین سبب هم‌سو سازی اهداف استراتژیک، اهداف تکنولوژیک و اهداف دانشی سازمان گشته و با مد نظر قرار دادن ابعاد انسانی، ساختاری و تکنولوژیک، در پیاده‌سازی مدیریت دانش، موجب اطمینان از پیاده‌سازی مؤثر آن و نیز دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده می‌گردد.
به طـور کلی مهم‌ترین اهداف مورد انتظار از پیاده‌سـازی مدیریت دانش را می‌توان در دو دوسته اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت به ترتیب زیر برشمرد:
اهداف بلند مدت:
- تثبیت موقعیت مدیریت دانش به عنوان یک گام اساسی در مدیریت سازمان، با هدف توسعه منابع انسانی، افزایش بهره‌وری و اثربخشی تصمیم‌گیری‌ها؛
- لحاظ نمودن مدیریت دانش به عنوان بخشی از اهداف مدیریتی در نقشه جامع مدیریت سازمان، به طور نمونه با لحاظ نمودن حفظ، نگهداری و رشد منابع دانشی مورد نیاز.
اهداف کوتاه مدت:
- آموزش نیروی انسانی سازمان در جهت ایجاد فرهنگ دانش‌محور و ترغیب خلق و انتشار دانش؛
- اشراف بر دانش‌ها و خبرگی موجود در سازمان و استفاده از آنها جهت خلق ارزش؛
- آگاهی از نیازهای دانشی و چگونگی دستیابی به جایگاه رقابتی مورد انتظار در سازمان که با شناخت و تجزیه و تحلیل خلاهای موجود در منابع دانشی و موانع موجود بر سر راه جریان‌های دانشی حاصل می‌شود؛
- اتخاذ استراتژی‌های مناسب دانشی با هدف توانمندسازی در جهت ارتقای دانش موجود، خلق دانش جدید و کسب دانش‌های مورد نیاز برای دستیابی به موقعیت رقابتی در سازمان؛
- عملیاتی نمودن استراتژی‌های دانشی از طریق طراحی سیستم‌هایی جهت شناسایی بهترین تجارب، تسهیم و خلق دانش از طریق انجمن‌های تجارب و پشتیبانی از فرآیندهای چرخه‌ی عمر مدیریت دانش با استفاده از سیستم‌های دانش محور مبتنی بر فناوری اطلاعات در سازمان؛
- توسعه معیارهای عملکردی جهت کنترل، بازبینی و بررسی نتایج پیاده‌سازی مدیریت دانش با هدف اندازه‌گیری تأثیر مدیریت دانش بر عملکرد و بهره‌وری سازمان.
دلایل ضرورت و توجیه اجرای پروژه مدیریت دانش در سازمان:
مجموعه مزیت‌های انتظاری از پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان در چهار دسته قابل ذكر می‌باشد:
- صرفه‌جویی‌ها و كارآیی‌ها: با پیاده‌سازی موثر مدیریت دانش، فرآیندهای کاری در سازمان با كارآمدی بیشتری انجام گرفته و نیاز به سعی و خطا‌های مجدد برای انجام كار‌ها از بین می‌رود.
- فرصت‌های جدید: مدیریت دانش موجب شناسایی بازارها و فرصت‌های جدید در سازمان می‌شود.
- تغییر و نوآوری: سازمان می‌تواند با کمک مدیریت دانش تغییرات محیط کسب و کار را بهتر شناسایی نموده، به آنها واكنش درست نشان داده و در نهایت تغییرات لازم را به موقع در خود ایجاد نماید.
- به كارگیری بهتر منابع انسانی: پیاده‌سازی مدیریت دانش موجب می‌شود تا سازمان بهره‌برداری كاراتری از منابع انسانی خود به عمل می‌آورد.
همچنین مهم‌ترین مسیرهایی كه به واسطه آنها مدیریت دانش منجر به بهره‌برداری از منابع دانشی سازمان در جهت ایجاد دستاوردهای مالی می‌گردد، به قرار زیر می‌باشد:
- مسیر یكم – استفاده از دانش در تولید محصولات و خدمات جدید: سازمان‌های نوآور بیشترین بهره از دانش را با طی كردن این مسیر به دست می‌آورند. در این راهبرد، عرضه‌ی محصولات و خدمات بدیع به بازار موجب جذب مشتریان و افزایش درآمد سازمان خواهد شد.
- مسیر دوم – ارتقای عملیات: در این مسیر، سازمان از دانش جدید برای ارتقای عملیات و فرآیندهای خود استفاده می‌كند. كارآیی حاصله از به‌كارگیری دانش، موجب كاهش هزینه‌های سازمان و افزایش سودآوری آن خواهد شد.
- مسیر سوم – روش تولید: دانش سازمان منجر به تحول در فناوری تولید می‌شود، با استفاده از فناوری جدید سازمان قادر خواهد بود تا خدمات خود را به شیوه‌های متفاوتی نسبت به قبل به مشتریان ارایه نموده و از این طریق درآمدهای خود را افزایش دهد.
- مسیر چهارم – افزایش تقاضای مشتریان: برخی اوقات افزایش دانش مشتریان موجب می‌شود تا آنان خدمات و محصولات جدیدی را از سازمان تقاضا نموده و سازمان با پاسخگویی به این تقاضاها، درآمد مالی خود را بهبود می‌دهد.
- مسیر پنجم – دارایی فكری: دانش جدید می‌تواند مستقیماً بهره مالی را نصیب سازمان سازد. این امر در مواردی است كه دانش‌ها به موجب قوانین دولتی در انحصار سازمان تولید‌كننده یا مالک آن قرار می‌گیرد. در این صورت، سازمان با فروش یا اجاره امتیاز آنچه سرمایه فكری خوانده می‌شود، می‌تواند كسب درآمد كند.
موارد استفاده موضوع و واحدهای استفاده كننده از نتیجه‌ی پیاده‌سازی مدیریت دانش:
- ایجاد نقشه‌های دانش: نقشه‌های دانش به كاربران نشان می‌دهد، چه كسانی، در كجا، با چه مقدار امكان همكاری، چه دانش‌ها، تجربیات و مهارت‌ها و در چه سطحی (خبره، متخصص، كارشناس، كارآموز) دارند. همچنین میزان دانش‌های موجود و نحوه‌ی جریان آنها را در فیلدهای تخصصی سازمان نشان می‌دهد. این نقشه‌ها در سیستم‌های تسهیم دانش پیشرفته به صورت اتوماتیك و با تحلیل ورودی‌های سیستم از سوی كارشناسان، ترسیم شده و امكان اختلاف‌نظر را به حداقل می‌رساند.
- ثبت و بازیابی تجربیات: انبوه تجربیات خلق شده توسط كارشناسان یك سازمان، جزو سرمایه‌های آن سازمان است كه معمولاً در ذهنیت كاركنان مانده و قابلیت بازیابی بطور وسیع، حتی برای خود او را ندارند. سیستم‌های تسهیم دانش با تكیه بر متدلو‍‍‍ژی‌های انگیزشی مدیریت دانش، تجربیات افراد سازمان را در هر زمان و در هر مكان ثبت، ارزیابی، نمره‌دهی و در نهایت دسته‌بندی نموده و با موتورهای جستجوی مناسب امكان بازیابی آنها را در مواقع لزوم و در برابر پرسش‌های كاربران مهیا می‌نماید.
- ایجاد نظام‌های پاداش مبتنی بر دانش: در جهت اعتمادسازی و نیز گسترش فرهنگ تسهیم در سیستم‌های تسهیم دانش، پاداش‌های مالی و غیرمالی به ارایه‌دهندگان دانش طراحی می‌نمایند. اعطای این پاداش‌ها به استفاده‌كنندگان از دانش كمك شایانی به در جریان انداختن چرخه دانش می‌نماید.
- ایجاد ارتباط بین متخصصان: سیستم‌های تسهیم دانش ارتباط‌های گوناگونی بین متخصصان و كارشناسان سازمان با توجه به توانایی‌ها و مشاغل و پرسش‌هایشان برقرار می‌نماید كه این ارتباطات زمینه خلق و انتقال دانش را فراهم می‌نماید.