چابکی در بخش دولتی
چابکی در بخش دولتی
در سراسر جهان، افزایش هزینهها و فشارهای بودجه، تغییر در نیازهای شهروندان و از همه مهمتر، ظهور پیشرفتها و اختلالات جدید در فناوری، منجر به اصلاحات و تحولات اساسی دیجیتالی بخش عمومی شده است.
غزال
غزال گونه زیستی است که نه از قویترین نوع گونهها است طوری که زنده بماند و نه باهوشترین آن است، اما گونهای است که بیشتر در معرض تغییرات است. غزالها که به چابکی (و نه قدرت خود) معروف هستند، با فرار از حملات شکارچیان قادر به زنده ماندن هستند. آنها با ویژگیهای جسمی منحصر به فردی متولد میشوند که در صورت شناسایی خطرات و تغییرات ناگهانی، به آنها این امکان را میدهد که به سرعت حالت خود را از حالت استراحت به حالت فرار تغییر دهند و با محیط جدید خود سازگار شوند.
سازمانهای چابک شباهتهای زیادی با غزالها دارند. آنها دارای ویژگیهای خاصی هستند که در مواجهه با تغییرات بازار، به آنها امکان تغییر یا انطباق را میدهد و در برابر ظهور رقبای جدید و نوآوریهای مخرب بطور موفق واکنش نشان میدهند. اخیراً، چابکی سازمانی به ویژه با توجه به تحولات سریع تکنولوژیکی، چشماندازهای عمومی و شرکتی را از بسیاری جهات تحت تاثیر قرار میدهد. این موضوع در بخش دولتی به میزان جدیدی از اهمیت رسیده است، آیا سازمان های بخش دولتی قادر به پذیرش چابکی سازمانی خواهند بود؟
محرکهای اصلی ظهور سازمانهای چابک در بخش دولتی
ظهور سازمانهای چابک در بخش دولتی ناشی از نیاز به مواجهه، سازگار شدن و پذیرفتن تغییرات سریع است که بر این بخش و نحوه خدمترسانی آن به شهروندان تأثیر میگذارد. در سطح جهان، بخش دولتی تحت اصلاحات و تغییرات اساسی دیجیتال قرار دارد که نتیجه افزایش هزینهها و فشارهای بودجه، تغییر نیازهای شهروندان و از همه مهمتر، ظهور پیشرفتها و اختلالات (شکافهای) جدید فناوری است.
از نظر منطقی، در اکثر کشورهایی که وابستگی کمتری به نفت دارند، روندهای مشابهی اعمال میشود. به عنوان مثال، استراتژی ICT 2021 امارات و استراتژی ملی نوآوری امارات متحده عربی به این صورت است که فناوری دیجیتال را به عنوان یکی از هفت بخش برتر ملی در اولویت قرار دهند. در عربستان سعودی، تحول دیجیتال از اولویتهای چهارگانه برتر برنامه تحول ملی (NTP 2020) است.
ویژگیهای اصلی سازمانهای چابک
سازمانهای چابک ویژگیهای خاصی دارند که به آنها این امکان را میدهد خواستههای بازار را برآورده کنند و با روندها و چالشهای مداوم داخلی و خارجی سازگار شوند. آنها یک فرهنگ نهفته دارند که بر تفکر استراتژیک، کاوش در نوآوریها و تغییرات، سازگاری و فعالیت متمرکز است. آنها پیشرفتهای فنآوری را درک میکنند، از مشکلات استقبال میکنند و بر این اساس کار میکنند که راهحلهای بهتری به مشتریان خود ارائه دهند.
علاوه بر این، ساختار تیمهای موجود در سازمانهای چابک در مقایسه با سازمانهای سلسله مراتبی سنتی متفاوت است. آنها عملکردی فرا وظیفهای دارند. یک هدف قوی دارند. برای تحقق یکدیگر متعهد هستند و میتوانند ارزش تجاری پایان به پایان را ارائه دهند. اعضای تیمهای فرا وظیفهای، استقلال خود را در حوزه مورد نظر خود حفظ میکنند و سرعت کار خود را تعیین و بر فعالیتهای خود نظارت میکنند. با این حال، انتظار میرود که آنها برای دستیابی به نتایج مطلوب، با همکاری از مهارتهای یکدیگر استفاده کنند.
اسپاتیفای، یکی از پیشروترین سرویسهای پخش موسیقی در جهان که بیش از 60 میلیون کاربر فعال در بیش از 60 کشور جهان دارد. این مجموعه نمونهای از شرکتهایی است که در عصر دیجیتال رشد کرده و سازمانهای خود را با قرار دادن مشتری در مرکز تمام تصمیمات مربوط به محصول طراحی کرده اند. آنها این کار را با رها کردن تیمهای قدرتمند از کارمندانی که بصورت عملکرد متقابل فعالیت میکنند تا به نتیجه واضح برسند، انجام میدهند.
علاوه بر این، این تیمها قوانین ارتباطی متمایزی دارند. آنها به جای تعیین فرایندها و سیاستهای ارتباطی سختگیرانه، کانالهای ارتباطی را تقویت میکنند که باعث به اشتراکگذاری دانش، کارگروهی و شفافیت میشود. این کانالها موجب جریان سریع و کارآمد اطلاعات میشود و به سازمان کمک میکنند تا خود را با تغییرات سازگار کند و به طور مداوم بهبود یابد. به عنوان مثال، رسانههای اجتماعی اکنون بیش از هر زمان دیگری به عنوان ابزاری اصلی برای تسهیل ارتباط سریع بین تیمها مورد استفاده قرار میگیرند. به سادگی با ایجاد یک گروه WhatsApp، پیامها در هر زمان و هر مکان در سراسر جهان به اعضای تیم میرسند. این کانالهای ارتباطی سرعت انتقال پیام، امکان انجام سریع و کاهش زمان پرداختن به موضوعات را فراهم میکنند.
برای دستیابی به چابکی، اختیار تصمیمگیری نباید بر یک فرد متمرکز شود. این اختیار باید بصورت افقی و عمودی در سازمان توزیع شود. رهبران در عملیات روزمره دخیل نیستند، تمرکز آنها بر استراتژی و چشمانداز و محوریت مشتری است. آنها بر لزوم گسترش شبکه حرفهای خود و استفاده از آن برای ارائه نتایج با ارزش افزوده به مشتریانشان تأکید میکنند. مشارکت آنها در کارهای روزمره عمدتا به این امکان محدود میشود که بتوانند به جای کنترل و هدایت اعضای تیم، با راهنمایی و مربیگری به موفقیت برسند. رهبران موثر در این مدل جدید باید بتوانند فراتر از كاركردهای فردی بیاندیشند، بدون رفتار فرمان و کنترل کار کنند، تنوع ایجاد کنند، همکاری را مهیج کنند، ضمن اینکه رهبران مربیان کارمندان هستند و تیمها را قادر به موفقیت میکنند.
بخش دولتی چگونه میتواند صفات چابک را بدست آورد؟
به دست آوردن ویژگیهای سازمانهای چابک به احتمال زیاد بخش عمومی را قادر میسازد تا با تغییرات پویا سازگار شود و خدمات دارای ارزشافزوده را به شهروندان خود ارائه دهد. تطابق سریع با خواستههای شهروندان، ارائه راه حل برای نگرانیهای مختلف آنها و شکلگیری نیازهای عمومی در دراز مدت همه از اولویتهای نهادهای دولتی است.
منظر فناوری
از آنجا که ابتکارات تحول دیجیتال به عنوان بخشی از چشماندازهای ملی برای افزایش سفر و سیاحت شهروندان در حال اجرا است، دولتها شروع به جانمایی فناوریها در فضای عملیاتی خود کردهاند. پیشبینی میشود که پایه فعال دستگاههای مجهز به اثر انگشت در سال 2018 بالغ بر یک میلیارد نفر باشد و تعداد کشورهایی که از بیومتریک در طرحهای هویت ملی استفاده میکنند، رشد کند. در واقع، برآوردها نشان میدهد که از سال 2016 تا 2021، 3،2 میلیارد کارت شناسایی الکترونیکی مبتنی بر تراشه توسط 103 کشور صادر میگردد. در حالی که 485 میلیون کارت ملی شناسایی که بیومتریک را در برنامههای کارت غیر تراشه ادغام میکنند، توسط 33 کشور تحویل داده میشود. بزرگترین طرح تاکنون در هند است که دادههای صورت، اثر انگشت و عنبیه را برای یک میلیارد ثبت نام شده جمع آوری کرده است. چنین فناوری میتواند به عنوان راهی برای دستیابی به خدماتی مانند پرداخت مالیات، سوابق پزشکی یا حتی رایگیری الکترونیکی در تلفن همراه مورد استفاده قرار گیرد.
ناوبری دیجیتال داخلی طی پنج سال آینده به طور قابل توجهی ساده و پیش پا افتاده خواهد شد. سیستمهای ماهوارهای، انقلابی در مکانیابی توسط افراد ایجاد کردهاند. امکان استفاده از تلفن هوشمند برای مکانیابی در ساختمانها میتواند به ویژه برای بخش عمومی مفید باشد. بیماران، بازدیدکنندگان و کارکنان میتوانند به طور موثرتری در مراکز بزرگ مانند بیمارستانها حرکت کنند. کارمندان در دفاتر مهم بخش دولتی میتوانند در وقت خود برای یافتن میزهای رایگان، اتاق جلسات و… صرفه جویی کنند. خدمات اضطراری میتوانند به سرعت افراد نیازمند به کمک را تشخیص دهند.
سازمانهای بخش دولتی در شورای همکاری خلیج فارس شروع به پیشرفت در زمینه فناوری و نوآوری کردهاند. ابتکارات تحول دیجیتال در حال حاضر وجود دارد اما فناوریهای در حال توسعه سریع مانند بیومتریک، مکانیابی داخل سالن یا حتی اتومبیلهای خودران میتوانند پیامدهایی برای شهروندانی که در این حوزهها خدمترسانی میکنند، داشته باشد. دولتها سرانجام با یکپارچهسازی سریع و کارآمد نوآوریهای فناوری در هسته اصلی فعالیتهای خود روبرو میشوند تا دید بهتری بر نیازهای شهروندان خود داشته باشند و پاسخدهی مطابق با تغییرات پویای محیط را تضمین کنند.
در نظرسنجیها و مصاحبههای انجام شده توسط Deloitte با رهبران و مقامات دولتی در چندین کشور، 75 درصد از پاسخدهندگان فکر کردند که فنآوریهای دیجیتال بخش دولتی را مختل میکند. سازمانهای بخش دولتی در موقعیتی قرار گرفتهاند که پذیرفتن پیشرفت تکنولوژیکی برایشان ضروری است تا بتوانند به نیازهای شهروندان پاسخ دهند. با استفاده از ویژگیهای سازمانهای چابک به طور کلی و درک پیشرفت فنآوری به طور خاص، سازمانهای بخش عمومی قادر خواهند بود از سرمایه و ساخت فناوری و نوآوری برای پاسخ بهتر به خواستههای شهروندان در رابطه با کیفیت، تنوع، سهولت و سرعت خدمات استفاده کنند.
منظر ساختاری
با توجه به ماهیت صنعت، داشتن تیمهای دائمی فراوظیفهای در یک سازمان بخش دولتی میتواند چالش برانگیز باشد. با این حال، تیمهای فراوظیفهای موقتی میتوانند در این نوع سازمانها تشکیل شده و با هدف تأمین نهایی نیازهای ذینفعان مورد استفاده قرار گیرند.
براساس ویژگیهای هر نوآوری، میتوان تیمهای موقت با کارایی موقت را از کارمندان با مسئولیتهای موازی تشکیل داد: یک مسئولیت مربوط به ابتکار عمل و دیگری مربوط به شغل اصلی روزمره فرد. با این وجود، ایجاد چنین تواناییهای فراوظیفهای، با توجه به ماهیت سازمانهای بخش دولتی میتواند پیچیده تلقی شود. ابتکارات مشابه در باز طراحی ساختار را به ویژه در هسته اصلی عملیات میتوان بسیار دور از ذهن تصور کرد.
با این وجود میتوان طراحی “انعطافپذیر” را در “لبههای” سازمانی که بیشتر در معرض مشکلات قرار دارد، ایجاد کرد و در عین حال از “هسته” پایدار و موفق محافظت کرد. تلاشها برای طراحی مجدد سازمانها با محافظت از هسته به سازمان اجازه میدهد با ابتکارات جدید و ایدههای نوآورانه کنار بیاید.
همانطور که قبلاً ذکر شد، ویژگی اصلی سازمانهای چابک تیمهای فراوظیفهای است. با تشکیل تیمهای فراوظیفهای موقتی و اتخاذ یک طرح انعطافپذیر در “لبهها”، سازمانهای بخش دولتی ویژگیهای سازمانی چابکی را تا حدی نشان میدهند. با استفاده از این ویژگیها به منظور تسریع در پاسخگویی به نیازهای متغیر شهروندان، سازمانهای بخش دولتی موقعیت بهتری خواهند داشت. آنها از جریان مناسب اطلاعات و روند تصمیمگیری سریعتر اطمینان حاصل میکنند و همچنین خدمات با کیفیت و راه حلهای متناسب با نیازها و انتظارات شهروندان را ارتقا میدهند.
منظر فرهنگی
تغییرات در فضای فرهنگی ملی نیز به سرعت در فرهنگ داخلی سازمانها منعکس میشود. رهبران باید به فکر مدرنسازی رویکرد خود برای مدیریت تجارت امروز باشند.
طبق آمار سازمان ملل در سال 2017، 43 درصد از جمعیت شورای همکاری خلیج فارس در حال حاضر زیر 30 سال هستند. علاوه بر این، به ویژه در عربستان سعودی، زنان به طور فزایندهای فعال شدهاند، به شدت تشویق میشوند و انتظار میرود که وارد بازار کار شوند. این پویایی ناگزیر رهبران بخش دولتی را به سمت مدرنیزه کردن، پذیرفتن تغییرات و استفاده از راهحلهای مناسب سوق میدهد، نه تنها برای حفظ نیروی انسانی با انگیزه، بلکه برای رفع نیازهای شهروندان خود.
برنامههای آموزش رهبری، برنامهریزی نیروی کار و مدیریت جانشینی راهحلهای بالقوهای برای پاسخ به این تغییرات هستند. استفاده از راهحلهای استعدادیابی در شکلگیری نیروی کار کارمندان عمومی آماده پذیرش پویایی فرهنگی تغییر یافته نقش دارد. نیروی کاری که توانایی درک سریع نیازهای متغیر شهروندان و استفاده از پیشرفتهای مناسب فناوری را برای ارائه خدمات بهتر به آنها دارد.
نتیجه گیری
سازمانهای موفق و ارزشمند بخش دولتی، سازمانهایی هستند که دارای ویژگیها و خصوصیاتی هستند که آنها را قادر میسازد به سرعت به نیازهای همیشه در حال تغییر شهروندان پاسخ دهند و خود را با محیط اقتصادی -اجتماعی در حال تحول مداوم سازگار کنند. برای سازمانهای بخش دولتی غیرواقعی است که با توجه به عوامل داخلی و خارجی که در این زمینه وجود دارد، کاملاً چابک تلقی شوند، اما با اتخاذ برخی ویژگیهای چابک، این سازمانها میتوانند تغییرات را به عنوان فرصت ببینند، نه به عنوان دام و تهدید. در بخش خصوص، برخی از شرکت ها قادر به سرمایهگذاری در نوآوری، بهبود عملکرد خود و ثبت موفقیتهای بزرگ هستند. تویوتا، اپل، جنرال الکتریک، هوم دپو، گوگل، پرفکت فود، استارباکس، فدرال اکسپرس، نتفلیکس و ریتز کارلتون همگی از شرکتهای برجسته در صنعت خود هستند.
همه آنها صفات مشترکی را از خود نشان میدهند که از ویژگیهای سازمان چابک است. بهره گیری از ویژگیهای چابک (که پیشتر در بخش خصوصی به دست آمده) و حتی بررسی فرصتهای مشارکت خصوصی، میتواند راه را برای تمرکز بیشتر بر روی “مشتری عمومی” یا تجارب شهروندان با واکنش سریعتر به تغییر نیازها و ارائه راهحلهای مناسبتر باز کند. جان چمبرز، مدیر عامل سابق سیسکو میگوید: “بدون استثنا، بدلیل اینکه خیلی کند حرکت کردم، همه اشتباهات بزرگم رخ داد.”
آیا بخش دولتی چابکی سازمان را برای مقابله با سرعت حرکت سریع شرکتهای خصوصی اتخاذ میکند؟
- ارسال شده توسط Elham
- در 26 جولای 2021
- 0 نظرات
- برچست ها: agility, بخش دولتی, چابک, چابکی سازمان, دولت چابک, مدیریت چابک
0 Comments