چه کسانی بایستی در فرآیند تغییر در کسب و کار دخالت داده شوند؟

فرآیند تغییر و شکل‌گیری تغییرات سازمانی زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان تصمیم می‌گیرد برای بهبود و رسیدن به اهداف استراتژیک در آینده تغییر وضعیت ‌دهد. مدیریت تغییرات سازمانی، فرآیندی برنامه‌ریزی‌شده و شامل اجرای تغییرات در سازمان است. فرآیند تغییر به دلایلی مختلفی اتفاق می افتد، تغییر سیاست‌های سازمانی، تغییر محیط و بازارهای داخلی و خارجی، تغییر در فرهنگ و سبک زندگی و تقاضای مشتریان و مهم‌ترین عامل تغییر، کاهش هزینه‌های سازمان با حداکثر کارایی در دنیای رقابتی امروز است.   فرآیند تغییر باید به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی و اعمال شود که دارای کمترین بار روانی و مقاومت کارکنان باشد. توانايي تغيير بخش مهمي از محيط كسب و كار است. مردم هر روز مجبور مي‌شوند با شرايط خارج از كنترل خود تطبيق يابند تا بتوانند بهره‌ور و موفق شوند. برخي به دلیل مهارتهاي سازماني و ميان‌فردي خود اين كار را بهتر انجام مي‌دهند. شرايط خارج از كنترل مي‌تواند از مورد ساده‌اي مانند بازماندن از انجام كار به خاطر پاسخگويي به تلفن تا موارد مهمي مانند مسئوليت‌هاي كاري جديد را شامل شود. سازمانهايي كه قصد دارند به فرآیند تغییر موفقيت‌آميز دست يابند بايد بر فرصت‌ها متمركز شوند. براي آغاز حركت در جاده تغيير، بايد چند پرسش زير را از خود بپرسيد:

• چه چيزي بايد بهبود داده شود؟
• چگونه بايد بهبود داده شود؟
• چه نتايجي به واسطه بهبود مدنظر است؟
• فرآيند بهبود چگونه بايد اجرا شود؟
• پيامدهاي بهبود چه مواردي هستند؟

شرايط فعلي را تحليل كنيد. در حال حاضر چه كاري انجام مي‌شود؟ در صورتي كه تغييري رخ ندهد نتايج شرايط فعلي چه خواهد بود؟ استانداردها و سنت‌هاي سازماني چه مواردي هستند؟ نيازها، خواست‌ها و آرزوهايي كه ديگران را براي ايجاد تغيير تشويق مي‌كند مشخص كنيد. مقصد و آرمان تغيير را شناسايي كنيد. از طريق ادراك، شهود و درك روندها، دورنما را ترسيم كنيد. به جايي كه مي‌خواهيد باشيد، چگونه مي‌رسيد؟ چيستي و چگونگي مورد نياز رسيدن به مقصد را بشناسيد. آيا در يك مسير ثابت حركت مي‌كنيد يا در ميانه راه مسير را تغيير مي‌دهيد. بدون درك روشن از نتايج آينده، استراتژي نمي‌تواند اجرا شود. براي اطمينان از اينكه هر قدم يا مرحله از استراتژي اجرا مي‌شود، اقدامات مورد نظر را شناسايي كنيد. اين اقدامات، اقدامات روزانه اجراي برنامه اصلي هستند. با اين اقدامات است كه استراتژي موجوديت مي‌يابد و معيار پاسخگويي افراد مشخص مي‌شوند. وقتي به مقصد رسيديد آيا مي‌دانيد كجا هستيد؟ آيا به نتايج مورد نظر دست يافته‌ايد؟ آنچه را كه استراتژي و تغيير براي سازمان به ارمغان آورده‌اند اندازه‌گيري كنيد. اين مدل براي تعيين مراحل فرايند تغيير توسط مديران مفيد است و به آنها كمك مي‌كند آنچه را كه در پي خواهد آمد ببينند. افراد مختلفي ممكن است در فرآیند تغییر درگير شوند شامل موارد زير:

• طرفدار تغيير: گروه يا فردي كه نيازهاي تغيير را تعيين كرده‌اند، دلايل و استراتژي‌هايي براي تغيير دارند اما براي مشروعيت بخشيدن به تغيير اختيار لازم را ندارد.
• متعهد به تغيير: تصميم‌گيري كه اختيار مشروعيت بخشيدن به تغيير را داراست.
• نماينده تغيير: فرد يا گروهي كه دخالت و تعهد متعهدان را طلب مي‌كنند و مسئول برنامه‌ريزي و اجراي تغيير هستند.
• هدف تغيير: گروه، دپارتمان، بخش يا فردي كه بايد خود را تطبيق داده و مفاهيم ايجاد شده در فرآيند تغيير را استفاده كند. تغيير متعلق به يك گروه مي‌تواند منجر به تغييري براي گروه ديگري شود.

بيش از آغاز فرآیند تغییر، چهار معيار بايد برآورده شوند:

1. مسير يا نتيجه فرآیند تغییر بايد تعيين شود.
2. افراد بايد بدانند كه ماندن در شرايط فعلي خيلي سخت‌تر از رسيدن به نتايج تغيير است.
3. يك سيستم يا استراتژي اجرا و اندازه‌گيري بايد بكار گرفته شود تا فاصله بين شرايط فعلي و آينده مطلوب به خوبي پر شود.
4. مهارتها و منابع مورد نياز براي دستيابي به نتايج بايد واقعي و دست‌يافتني باشند.

حروف اختصاري زير مي‌توانند كمك كنند كه برخي از موضوعات مربوط به تغيير را به ياد آوريد:

• C تشويق (Courage): ريسك‌پذيري، پرسش، چالش و تأمين نيازهاي آينده را تشويق كنيد.
• H شناخت داشتن (Have): از خود و ديگران درك و شناخت مناسبي داشته باشيد.
• A تحليل (Analyze):واژه‌هاي عمومي و تخصصي را تحليل كنيد.
• N نياز (Need): نياز به دانستن، پژوهش و توسعه.
• G حركت (Go):با بزرگترين نقاط قوت خود حركت كنيد.
• E مورد انتظار (Expected): نتايج مورد انتظار بايد تعيين شوند.

گروه مشاوران سرآمد کسب و کار (BCG) مطالب مرتبط: 6 مرحله برای مدیریت ریسک در تغییرات ابتکاری مصاحبه مدیرعامل شرکت BCG با موضوع مدیریت تغییر چه میزان به جایگاه رهبران تغییر در سازمان دیجتیال خود اهمیت می دهید؟ رهبری تغییر مزیت رقابتی کسب وکارهای نوپا